Документирането и отчитането на транспортните разходи следва да се извършва при стриктно спазване на Закона за счетоводството, Националния сметкоплан и НСС 2 Отчитане на основните производствени разходи и на разходите по доставките.

 

Основен счетоводен принцип е документалната обоснова­ност (чл. 5, т. 11 от ЗСч), който в този случай се обвързва с видовете документи, опосредстващи отчитането на транспорт­ните разходи и в частност - разходите за гориво.

Фактурата е основният първичен документ, доказваш, придобиването на горивата. Наличието й е задължителен елемент в процеса на формиране на запасите и съответно изписването им в разход. Задължителните реквизити на първичния счетоводен документ (фактурата) са регламентирани в чл. 8, ал. 1 от ЗСч.

Съгласно чл. 11 от ЗСч счетоводен документ, който не съдържа посочените в закона реквизити, няма доказателствена сила.

При закупуването на горивото, респективно при счетоводното отразяване на фактурата за доставка, горивото все още има характер на материален запас. Отчитането му в момента на покупката следва да се отрази по счетоводните сметки за материали.

За изписването на разходите за гориво фактурата не е единствено необходимият документ. За целта е необходимо съставянето на пътен лист (форма, утвърдена с Албума за първичните счетоводни документи). Последният дава изчерпателна инфор­мация за разхода на горива, но не и за доставката им. Както счетоводният, така и данъчният закон визират правилото, че като разход следва да се отчита само стойността на фактически изразходваните горива и смазочни материали. Аргумент в подкрепа на това е и характеристиката на счетоводна сметка 601 Разходи за материали от Националния сметкоплан, където изрично е определено, че по нея се отчита стойността на изразходвани­те материали.

Данъчният закон (ЗКПО) поставя допълнително изискване за документирането на разходите наличие на фискален бон от ЕКАФП и ЕСФП, в случай че плащането е извършено в брой. Ако са отчетени разходи, за които не са спазени изискванията на нор­мативните актове, се прилагат разпоредбите на чл. 23, ал. 2, т. 13 от ЗКПО.

За целите на отчитането на разходите за гориво и призна­ването на тези разходи при данъчното им третиране е налице нормативен акт - Наредба № 3 от 25.09.1989 г. за нормиране разхода на горива и смазочни материали на автомобилите и мотоциклетите. Същата е издадена от министъра на транспорта и обнародвана в „Държавен вестник", бр. 93 от 1.12.1989 г.

Наредбата регламентира нормирането на разхода на горива и смазочни материали на всички автомобили и мотоциклети. По смисъла на чл. З от наредбата норменият разход на гориво и смазочни материали е пределна величина, определяща се от изми­натия пробег и експлоатационните условия на работа на авто­мобилите и мотоциклетите. Норменият разход на гориво на 100 км пробег се образува от основна норма и допълнителни корекции за специфични експлоатационни условия на работа. При ревизия на разходите за горива и смазочни материали за данъчни цели се признават разходите, лимитирани с Наредба № 3 от 25.09.1989 г.

Наредбата е издадена на основание §3 от Закона за движението по пътищата. Съгласно чл. 24 от същата Министерството на транспорта дава допълнителни разяснения и указания за определяне на нормения разход на гориво и смазочни материали.

Компетентността на главния данъчен директор съгласно чл. 237, ал. 1, т. 10 от ДПК е обвързана с разясняване на данъчното законодателство и повишаване на данъчната култура на данъчните субекти.

Предвид изложеното в писмото Ви, следва да разграничите отчетените разходи в зависимост от критериите за извършване и/или не на „дейност по занятие". В този смисъл е необходимо

да се разграничават разходите за гориво за фирмените леки автомобили по реда на ЗКПО по следните критерии:

-  когато с тях се извършва дейност по занятие;

-  когато с тях не се извършва дейност по занятие;

-  когато с тях се извършват и двата вида дейност.

Съгласно чл. 36, ал. 2 от ЗКПО разходите за поддръжка, ре­монти и експлоатация на леките автомобили, когато с тях не се осъществява дейност по занятие, се облагат с данък при източника, който е окончателен.

Съгласно § 1, т. 27 от ДР на ЗКПО „дейност по занятие" във връзка с прилагането на чл. 36, ал. 2 е извършването на производствена или търговска дейност (включително услуги и сервизна дейност), доколкото леките автомобили не се ползват за обслужване на административно-управленска дейност.

Документирането и отчитането на разходите за експлоатация, поддръжка и ремонт на леките автомобили е необходимо да се извършва при спазване на ЗСч и подзаконовите нормативни актове по прилагането му. Това се отнася както за случаите, при които тези разходи подлежат на облагане по реда на чл. 36, ал. 2 от ЗКПО, така и за случаите, когато същите не са обект на облагане.