По повод множество отправени запитвания относно документирането и данъчното третиране на разходите за поддръжка, ремонт и експлоатация на леки автомобили, както и необходимостта от единно прилагане на нормативните актове от данъчните органи, Главна данъчна дирекция дава следните указния:

 

1. Обхват на лицата, чиито разходи се (или не се) третират по реда на чл. 36, ал. 2 от ЗКПО.

На окончателно облагане по този ред подлежат отчетените разходи на всички данъчни субекти, които формират данъчна основа за печалбите (доходите) си по реда на ЗКПО, в т. ч.:

1.1. данъчнозадължените лица по чл. 6, ал. 1 от ЗКПО, които определят облагаема печалба по реда на глава втора от същия закон;

1.2. едноличните търговци независимо дали са регистрирани по Търговския закон, които формират данъчна основа за доходите си по реда на чл. 21, ал. 1 от ЗОДФЛ;

1.3.  нотариусите и лицата, упражняващи медицинска практика по Закона за лечебните заведения, когато формират данъчна основа за доходите си по ред, аналогичен на този за ЕТ.

На основание чл. 29, ал. 5 от ЗОДФЛ лицата по т. 1.2 и т. 1.3 прилагат съответно чл. 35 - 40 и чл. 48 от ЗКПО.

Не подлежат на облагане по чл. 36, ал. 2 от ЗКПО разходите на:

- юридически лица по чл. 6, ал. 1, т. 1 и 4 от ЗКПО, които се облагат с окончателен годишен (патентен) данък съгласно чл. 2, ал. 4 от същия закон;

- лицата по чл. 6, ал. 1, т. 2 и 3 от ЗКПО, когато отчитат посочените в-чл. 36, ал. 2 от същия закон разходи, но те не са извършени за сметка на приходите от стопанска дейност;

- физически лица (включително ЕТ), които се облагат по глава четиринадесета от ЗОДФЛ;

- лицата, чието облагане се извършва по реда на чл. 2, ал. З, във връзка с чл. 11 от ЗКПО;

- организаторите на хазартни игри по чл. 2а от ЗКПО;

- доставчиците на телефонни или телекомуникационни услуги, чието облагане се извършва по реда на чл. 26 от ЗКПО;

- нотариусите и лицата, упражняващи медицинска практика по Закона за лечебните заведения, когато формират данъчната основа за доходите си по реда на чл. 22 от ЗОДФЛ.

2. Обхват на разходите, подлежащи на облагане по чл. 36, ал. 2 от ЗКПО

Разходите за поддръжка, ремонт и експлоатация на леки автомобили, когато с тях не се осъществява дейност по занятие, се облагат с данък, който е окончателен. Съгласно § 1, т. 27 от ДР на ЗКПО „дейност по занятие" е извършването на производствена или търговска (включително услуги и сервизна) дейност, доколкото леките автомобили не се използват за обслужване на административно-управленска дейност.

Необходимо условие за прилагането на нормата на чл. 36, ал. 2 от ЗКПО е извършените разходи да са намерили отражение във финансовия резултат, т. е. същият да е намален в резултат от отчитането на тези разходи за леки автомобили. „Лек автомобил" по смисъла на § 1, т. 30 от ДР на ЗКПО е този, в който броят на местата за сядане без мястото на водача не превишава 5.

В обхвата на разходите, подлежащи на облагане с данък по чл. 36, ал. 2 от ЗКПО, не попадат:

- разходи за данъци, такси и застраховки на автомобилите;

- разходи за заплати и осигуровки на шофьорите;

- разходи за лихви по лизингови договори за леки автомобили;

- разходи за наем на нает лек автомобил.

Към настоящия момент са възникнали и въпроси относно данъчното третиране на „разходите за ремонт". Последните са определени в § 1, т. 25 от ДР на ЗКПО. В закона са налице разпоредби за облагане с окончателен данък (чл. 36, ал. 2) и увеличение на финансовия резултат като постоянна данъчна разлика (чл. 23, ал. 2, т. 24). Въпреки това нормативно не е налице двойно данъчно облагане, тъй като разходите за ремонт на леките автомобили, обложени по чл. 36, ал. 2, както и данъкът по чл.48, ал.2 от ЗКПО, не участват в преобразуването на финансовия резултат. В този смисъл, ако са отчетени разходи за ремонт на леки автомобили, с които не се осъществява дейност по занятие, то се дължи окончателен данък.

Облагането по чл. 36, ал. 2 от ЗКПО има специфична основа, поради което данъкът се дължи, независимо че същите може да са включени в данъчната декларация (подадена от ДЗЛ) в преобразуването на финансовия резултат по чл. 23, ал. 2, т. 24 от ЗКПО.

Разбира се, ако се следва облагане с окончателен данък, е необходимо това да доведе до корекции при ревизия (в частта на данъчното преобразуване).

В обхвата на чл. 23, ал. 2, т. 24 от ЗКПО се включват разходите за ремонт на леки автомобили (собственост на ДЗЛ), когато с тях се извършва дейност по занятие. Следователно в този случай разходите за ремонт не подлежат на облагане по чл. 36, ал. 2 от ЗКПО.

Дейностите, при които леките автомобили се използват за обслужване на административно-управленска дейност по смисъла на чл. 36, ал. 2 от ЗКПО, са в пряка зависимост от основната дейност. Например: за производствените дейности - снабдяването с материали за производството представлява дейност по занятие. За търговията - дейност по занятие е снабдяването на търговския обект със стоки. Обратно - снабдяването с материали, несвързани с основната дейност на предприятието, транспорт на служебна кореспонденция, парични средства или други подобни, обслужващи управленския или административния персонал, реклама, маркетинг, сключване на договори, обучение и дру­ги са част от административно-управленската дейност на производственото или търговското предприятие.

При облагането по реда на чл. 36, ал. 2 от ЗКПО е необходим анализ на конкретните обстоятелства, при които са извършени разходите за лекия автомобил.

В някои от запитванията са описани такива разходи, които предвид конкретните факти могат да породят друга данъчна трактовка, като например:

2.1.  в разходите за представителни и развлекателни цели могат да се включват и разходи за експлоатация на лек автомобил. В този случай се извършва облагане по реда на чл. 35, във връзка с чл. 48, ал. 1 от ЗКПО;

2.2.  разходите за командировки, извършени с личен лек автомобил на командированото лице. Тези разходи представляват пътни пари по смисъла на Наредбата за командировките в страната и/или Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина и следователно не подлежат на облагане с данък по чл. 36, ал. 2 от ЗКПО;

2.3. разходите за експлоатация и ремонт на лек автомобил, които са извършени за удовлетворяване на лични потребности на съдружниците, акционерите, персонала или трети лица. Тези разходи се третират като несвързани с дейността и участват в преобразуването на финансовия резултат на основание чл. 23, ал. 2, т. 4 от ЗКПО;

2.4.  разходите за поддръжка и ремонт, когато е налице невъзможност за разделяне (например: предприятие - едноличен търговец, ползва за дейността си лек автомобил, собственост на физическото лице, или юридическо лице ползва за дейността си лек автомобил, собственост на съдружник), тъй като автомобилът се ползва както за лични нужди, така и за стопанската дей­ност. Отчетените разходи от такъв характер са предмет на данъчно преобразуване по реда на чл. 23, ал. 2, т. 4 от ЗКПО.

Едновременно с това, ако с първични документи, пътни листове и други може документално да се докаже експлоатационен разход за горива и/или смазочни материали, свързан с използването на лекия автомобил за административно-управленски цели на ДЗЛ, тези разходи попадат в хипотезата на чл. 36, ал. 2 от ЗКПО.

2.5. разходите за експлоатация на лек автомобил, които са с характера на „социални разходи" по смисъла на § 1, т. 14 от ДР на ЗКПО. Същите подлежат на облагане с данък при източника по реда на чл. 36, ал. 1 от ЗКПО. Тук следва да се подчертае, че това облагане се извършва независимо дали предприятието (работодател) извършва стопанска дейност;

2.6. разходите за поддръжка, ремонт и експлоатация на служебен автомобил (собственост на предприятието), който се използва едновременно за „дейност по занятие" и административно-управленска дейност, е необходимо да бъдат разделени на две групи:

- разходи за поддръжка и ремонт;

- разходите за поддръжка и ремонт не могат да бъдат коректно разделени между „дейността по занятие" и административно-управленската дейност, поради което те подлежат на облагане по чл. 36, ал. 2 от ЗКПО. Разделение между двата типа дейност може да се извърши само на експлоатационните разходи (горива и/или смазочни материали);

- експлоатационни разходи;

- ако документално се докаже, че част от разходите за експлоатация на лекия автомобил са извършени във връзка с дейността „по занятие", то за тази част от разходите не следва да се прилага чл. 36, ал. 2 от ЗКПО.

За да не се облагат изобщо разходите за поддръжка, ремонт и експлоатация на лек автомобил, е необходимо същият да се използва изцяло за „дейност по занятие".

3. Документиране на разходите за експлоатация, поддръжка и ремонт на леките автомобили.

Документирането и отчитането на разходите за експлоатация, поддръжка и ремонт на леките автомобили е необходимо да се извършва при спазване на Закона за счетоводството и приложимите счетоводни стандарти. Това се отнася както за случаите, при които тези разходи подлежат на облагане по реда на чл. 36, ал. 2 от ЗКПО, така и за случаите, когато същите не са обект на облагане.

Изискването за документиране е изрично заложено в ал. З от ЗКПО по отношение на разходите за горива и смазочни материали. Съгласно тази разпоредба горепосочените разходи се документират по общия ред, независимо от това дали е издаден пътен лист. Това налага извода, че сам по себе си пътният лист не е единствено и достатъчно доказателство за документиране на разходите за горива и смазочни материали.

Ако се ползва лек автомобил, който не е собственост на предприятието, е необходимо и първичните документи, доказващи използването на лекия автомобил, да са на името на лицето, отчитащо разходи.

В случаите, когато не е налице документална обоснованост, разходите за поддръжка, ремонт и експлоатация на леките автомобили, независимо дали с тях се осъществява „дейност по занятие" или административно-управленска дейност, не се облагат с данък при източника по реда на чл. 36, ал. 2 от ЗКПО, а се прилага разпоредбата на чл. 23, ал. 2, т. 13 от ЗКПО, съгласно която финансовият резултат преди данъчно преобразуване се увеличава с „разходите, довели до намаляване на счетоводния финансов резултат, които данъчно задълженото лице не може да докаже документално по реда, определен в съответните нормативни актове, включително придружени с фискален бон от ЕКАФП и от ЕСФП".

4. Данъчно третиране на разходите за поддръжка, ремонт и експлоатация на леки автомобили по реда на ЗДДС.

Съгласно чл. 65, ал. 1, т. 2 и 3 от ЗДДС правото на приспадане на данъчен кредит не е налице, когато е придобит лек автомобил, в който броят на местата за сядане без мястото за водача не превишава 5 и когато стоката или услугата са предназначени за поддръжката, ремонта и експлоатацията на лекия автомобил, освен в случаите, когато лицето извършва с него основна дей­ност.

Начисленият данък за стоките и услугите, свързани със закупуването и експлоатацията на леки автомобили, може да бъде приспадан като данъчен кредит само в случаите, когато регист­рираното лице извършва с тях като основна дейност следните доставки:

1. прехвърляне на собственост или вещни права върху тези превозни средства и стоки;

2.  транспортни услуги с тези превозни средства;

3.  ремонт на такива превозни средства;

4. отдаване под наем на тези превозни средства;

5. подготовка на водачи на моторни превозни средства по смисъла на Закона за движение по пътищата с тези превозни средства.

Другото условие е изброените по-горе доставки да представляват повече от 50 на сто от общата стойност на изпълнените от ДЗЛ доставки по смисъла на ЗДДС през последните 12 месеца преди текущия месец, независимо дали са изтекли 12 месеца от регистрацията му по Закона за данък върху добавената стойност.

Ако съответно не са изпълнени условията, поставени в чл. 65 от ЗДДС и чл. 65 от ППЗДДС, то за данъчнозадълженото лице не възниква правото на ползване на начисления ДДС за придобиването и експлоатацията на леки автомобили като данъчен кредит.

Настоящите указания изразяват принципната позиция на Главна данъчна дирекция. Тъй като практически е невъзможно да се обхванат всички хипотези на отчетените разходи за поддръжка, ремонт и експлоатация на леки автомобили, то е необходимо във всеки конкретен случай да се установят обективно всички факти и обстоятелства, отнасящи се до правата, задълженията и отговорностите на данъчните субекти с цел разпоредбите на ЗКПО и ЗДДС да бъдат приложени правилно.

Припомняме Ви, че съгласно действащия от 1.01.2000 г. Данъчен процесуален кодекс, единственият компетентен орган за издаване на становища и указания по прилагането на данъчните разпоредби е главният данъчен директор (чл. 238, ал. 1 от ДПК).