Редът за образуване и функциониране на осигурителните каси е определен в чл. 8 от Кодекса за социално осигуряване и Наредбата за осигурителните каси. Осигурителната каса не е осигурител по смисъла на КСО, но извършва всички действия по провеждането на държавното обществено осигуряване, допълнителното задължително пенсионно осигуряване, здравното осигуряване, както и по осигуряването за фонд "ГВРС" на своите членове самоосигуряващи се лица и на наетите от членовете на касата лица по трудово и без трудово правоотношение.
Осигурителна каса могат да учредят не по-малко от 5 осигурители и/или самоосигуряващи се лица. Осигурител е всяко физическо лице, юридическо лице или неперсонифицирано дружество, както и други организации, които имат задължение по закон да внасят осигурителни вноски за други физически лица. Единствено условие за участие на осигурителите в осигурителна каса е да имат наети на работа до 50 лица. Това ограничение се отнася за наети лица по трудов договор, като не се взима предвид броят на лицата, наети без трудови правоотношения.
Самоосигуряващ се е физическо лице, което е длъжно да внася осигурителни вноски изцяло за своя сметка. Самоосигуряващи се лица са :
- лицата, регистрирани като упражняващи свободна професия и/или занаятчийска дейност;
- лицата, упражняващи трудова дейност като еднолични търговци, собственици или съдружници в търговски дружества и физическите лица - членове на неперсонифицирани дружества;
- регистрираните земеделски производители и тютюнопроизводители.
Преди да започнат да се осигуряват чрез осигурителна каса самоосигуряващите се трябва да са декларирали дата на започване на дейност в компетентната териториална дирекция на НАП. С декларация те трябва да обявят и избора си за обхват на осигуряване – само за фонд “Пенсии” или за фонд ”Пенсии” и фонд “Общо заболяване и майчинство”.
По смисъла на Закона за здравното осигуряване самоосигуряващи са и тези, които нямат доходи, върху които се дължат здравноосигурителни вноски, не подлежат на здравно осигуряване от републиканския бюджет и внасят сами здравноосигурителни вноски по реда, определен в чл. 40, ал. 5 от Закона за здравното осигуряване. Тези лица също могат да провеждат здравното си осигуряване чрез осигурителните каси.
Когато търговско дружество участва като осигурител в осигурителната каса съдружниците в търговското дружество могат да се осигуряват чрез осигурителната каса, но не могат да участват като членове на осигурителната каса на самостоятелно основание.
Образуваната осигурителна каса се регистрира в териториалната дирекция на НАП по адрес на управление на касата. При образуване на осигурителна каса следва да се има предвид, че в касата могат да членуват само лица с постоянен адрес или с адрес на управление на дейността на територията на съответната териториална дирекция на НАП, където е регистрирана касата. Членовете на касата взимат решение за определяне на лицето, което ще представлява касата. Правата и задълженията на членовете на касата се уреждат в учредителния договор. В него се регламентират и реда и начина за определяне на членския внос.
Членовете на касата са длъжни да предоставят на управителя й необходимите документи, свързани с тяхното осигуряване и/или с осигуряването на наетите от тях лица ( осигурителни книжки, ведомости, договори за възлагане и др.). Осигурителните каси събират дължимите осигурителни вноски от своите членове и ги превеждат по сметките на териториалните дирекции на НАП в сроковете, определени в Кодекса за социално осигуряване, Закона за здравното осигуряване и Закона за гарантираните вземания на работниците и служителите. Осигурителните каси носят отговорност по Данъчно – осигурителния кодекс за внесените осигурителни вноски от членовете им, които не са преведени в срок по съответните сметки на териториалните дирекции на НАП (чл.11, ал. 2 от Наредбата за осигурителните каси ). Осигурителните каси не носят отговорност за осигурителните задължения на своите членове, които не са внесли своевременно дължимите осигурителни вноски. До 25 януари на всяка календарна година осигурителната каса е длъжна да предостави на своите членове удостоверение за преведените през нейната банкова сметка суми за осигурителни вноски за предходната година.
Осигурителните каси представят в компетентната териториална дирекция на НАП данни за осигуряването, за облагаемия доход и данъка за доходи от трудови правоотношения по смисъла на Закона за данъците върху доходите на физическите лица. Данните се подават с декларации по утвърдените образци в Наредба № Н-8 на министъра на финансите за съдържанието, сроковете, начина и реда за подаване и съхранение на данни от работодателите, осигурителите за осигурените при тях лица и от самоосигуряващите се лица. Данните се представят на електронен носител. За осигурителните каси, които притежават електронен подпис няма изискване членовете на касата да ги упълномощават да подават данни от тяхно име по реда на чл. 7 от Наредба № Н-8.
Осигурителната каса снабдява, оформя и съхранява осигурителните книжки на лицата, осигурявани чрез нея. Осигурителните книжки се издават и заверяват от териториалните поделения на НОИ. Чрез осигурителната каса се подават и документите за пенсиониране на членовете й в териториалните поделения на НОИ.
От 1 януари 2007 г. осигурителната каса представя в териториалното поделение на НОИ необходимите документи за изплащане на паричните обезщетения и помощи по Наредбата за изчисляване и изплащане на паричните обезщетения и помощи от държавното обществено осигуряване. Документите се представят в съответното териториално поделение на НОИ по адрес на управление на касата.
Прекратяване на дейността на осигурителната каса се извършва само след ревизия от органите по приходите на НАП и контролните органи на НОИ.