Какви са изискванията на ЗДДС към съдържанието на фактурата?

В новия ЗДДС понятията „данъчна" и „опростена" фактура вече не съществуват. Той използва само понятието „фактура", но изискванията към реквизитите на документа с това име, използван за целите на облагането, са различни от тези, посочени в чл.7 от ЗСч.

Задължителните реквизити на документа за тези цели са определени в чл. 114, ал. 1 от ЗДДС, а начинът за неговото използване, номериране и съхраняване са регламентирани изчерпателно в чл. 78 и чл. 79 от ППЗДДС.

Сравнението между изискванията към реквизитите на фактурата в чл. 7, ал. 1 от ЗСч и тези на чл. 114, ал. 1 от ЗДДС показва, че фактурата, използвана от лицата, регистрирани по ДДС, следва да притежава самостоятелни задължителни реквизити, а не само тези, изисквани за първичния счетоводен документ със същото име.

Как следва да бъдат разположени Във фактурата посочените реквизити и кои от тях следва да бъдат трайно отпечатани върху бланките на документа?

В ЗДДС няма изисквания как точно да бъдат разположени реквизитите в образците на документа. Това означава, че всяко предприятие само трябва да определи формата на бланката за своята фактура като осигури в нея наличието на всички задължителни реквизити. В тази връзка заслужава да се отбележи, че в бланки за фактури сьс тези реквизити следва да разполагат не само предприятията, които са регистрирани по ЗДДС, но и предприятията, които независимо от данъчния си статут по ДДС са вносители на нови превозни средства.

При това, в съответствие с разпоредбата на чл. 78, ал. 1 от ППЗДДС, бланките на фактурите, издавани от регистрирани по ЗДДС лица на основание, различно от регистрацията по чл. 99, чл. 100, ал. 2 и чл.152 от закона, следва да съдържат трайно отпечатани:

1. пореден номер;

2. гриф „оригинал" на първия екземпляр;

3. наименование, идентификационен номер на лицето, което ги издава;

4. идентификационен номер по ДДС по чл. 92, ал. 2 от закона.

Дадена е възможност фактурите да бъдат издавани на хартиен носител или да бъдат изпратени по електронен път.

Те винаги трябва да бъдат най-малко в два екземпляра - един за клиента и един за счетоводството на издателя на документа.

Очевидно е обаче, че, когато са на хартиен носител трябва да бъдат издавани в три екземпляра, за да остава един и на кочана.

Когато фактурите се издават по електронен път, следва да се обърне сериозно внимание за спазване на изискванията за автентичност на произхода и съдържанието на документа, и на възможността за получаване на потвърждение за неговата достоверност. При това подписът на съставителя на документа може да се замени с идентификационния шифър по чл. 8 от ЗСч.

На какъв език да бъдат съставени фактурите?

В съответствие с чл. 3 от ЗСч

„Първичните счетоводни документи в предприятията се съставят на български език с арабски цифри и в левове",което означава, че всички фактури, които се представят в счетоводството на предприятието в България, следва да бъдат на български език.

Въпросът е, дали това означава, че при доставки за клиенти от ЕС или от трети страни не може да бъдат издавани фактури на друг език? Отговорът е, не, не значи.

Както досега, фактурите може да бъдат издавани и на съответния език, приет в държавата на клиента, но в същото време, в счетоводството на предприятието трябва да има задължително екземпляр - преведен или съставен и на български.

Тази практика вероятно ще продължи дотогава, докато се свикне с това, че България е членка на ЕС, българският език е представен там и следователно документите й следва да бъдат приемани и на български.

Нов момент в тази връзка е възможността сумата на фактурата да се посочва - „в която и да е валута".

В същото време, обаче, следва да се има предвид, че „данъчната основа и данъкът следва задължително да бъдат посочвани в левове".

Следователно, вече не е необходимо да се издават проформа фактури във валута и на чужд език, която да се дублира на български език и в левове, тъй като това може да се оформи с една фактура.

Следва да се обърне изрично внимание, че при издаването на инвойс фактури на контрагенти от държави членки на ЕС, е необходимо пълно съвпадание с образеца и съдържанието на фактурата, изисквани по ЗДДС.

Това произтича от факта, че тези изисквания са уеднаквени за всички държави членки и в случаите, при които получателят на доставката е задължен да начисли данъка, за него е особено важно изплатената му фактура да отговаря на нормативните изисквания. За да може да ползва данъчен кредит, той следва да има фактура за получената доставка, която отговаря на тези изисквания.

В тази връзка е важно да се отбележи, че с промените на ППЗДДС (обн. ДВ, бр. 101 от 2006 г.), в чл. 78 от него бе включена нова 9-та алинея, относно отклоненията от тези изисквания, които са допустими за фактурите, получавани във връзка с вътреобщностни доставки( ВОД).

Според разпоредбата на тази алинея, фактурите за ВОД, издадени от лица, регистрирани за целите на ДДС в друга държава членка, се считат за отговарящи на изискванията на чл. 114 от закона и тогава, когато:

- поредният номер на документа не е десет-разряден или съдържа и други символи, различни от арабски цифри;

или

- в него липсват името, фамилията и подписът на съставителя на документа.

Наличието на „или" в посочената разпоредба би могло да доведе до извода, че се възприема в един документ да се допуска само една от двете разлики, но според нас характерът на посочените отклонения дава основание да се предположи, че е възможно в даден документ да са налице и двете отклонения от изискванията на чл. 114 от закона, без това да го прави неприемлив за целите на облагането.

Как се номерират издаваните фактури?

ЗДДС не е поставил друго изискване, освен това, че номерата на фактурите трябва да бъдат поредни, нарастващи без дублиране и пропуски, десетразрядни и да са посочени с арабски цифри (чл. 78, ал. 2 от ППЗДДС).

Всички екземпляри на един и същ документ следва да имат един и същ номер, независимо от вида на бланката или документа.

Номерацията на документите не зависи и не се нарушава при изтичането на календарната година.

При изчерпване на номерата от десетразрядната номерация, номерирането започва отново от „0000000001", но след писмено уведомление до териториалната дирекция на НАП.

Най-често задавани въпроси в тази връзка са:

- следва ли номерацията на новите фактури да продължи от номера на фактурите, издавани по отменения ЗДДС или да започне отново;

и

- следва ли номерацията на фактурите, ползвани преди регистрацията по ДДС, т.е. без наличие на ИДН в тях, да продължи и след регистрацията;

- може ли бланките на фактурите, използвани преди регистрацията, да се използват и след това.

По същия начин може да се процедира и при взимане на решение, относно продължаването на номерацията преди и след регистрацията по ДДС.

Бланките на фактурите, използвани преди нея обаче, не могат да бъдат използвани и след това, защото в тях ще липсва отпечатан трайно като задължителен реквизит ИДН на издателя им, посочен като изискване в чл. 78, ап. 11 от ППЗДДС.

Кога издаването на фактура е задължително?

При извършеното на доставка на стока или услуга всяко данъчно задължено лице е длъжно да издаде фактура.

Освен в случаите на ВОД, фактурата се издава не по-късно от 5 дни от датата на данъчното събитие за доставката или от датата на получаването на авансово плащане, получено преди нейното извършване.

При ВОД, включително и за случаите на авансово плащане, нормативно определеният срок за издаването на фактура се удължава до не по-късно от 15-то число на месеца, следващ месеца, през който е възникнало данъчното събитие по чл. 51 ал. 1 от закона.

Изключение от посоченото са:

- случаите, при които вместо фактура за целите на облагането се издава протокол по чл. 117 от закона; и

- тези, посочени в чл. 113, ал. 3 и чл. 131 от закона.

В съответствие с разпоредбата на чл. 113, ал. З фактура може да не се издаде при доставки:

- получател на които е данъчно незадължено физическо лице;

- на финансови и застрахователни услуги, съответно по чл. 46 и чл. 47 от закона;

- продажби на самолетни билети;

- безвъзмездни доставки;

- доставките, осъществени от нерегистрирани по ДДС физически лица, различни от ЕТ, когато за тях се издава документ по реда на специален закон, издава се сметка за изплатени суми или документ по чл. 9 от ЗДДФЛ или когато според този закон издаването на такъв документ е задължително.

Издаването на фактура не е задължително и при случаите на публична продажба по чл. 131 от закона.

С изключение на посочените случаи фактура и известие за фактура се дава при всички доставки, независимо от това дали получателят им е регистрирано или нерегистрирано по закона лице.

По желание на получателя на доставката фактура може да бъде издадена и тогава, когато издаването й не е задължително (чл. 113, ал.6 от ЗДДС).

Във всички случаи на издаване на фактура, нейният оригинал се предоставя на получателя на доставката (чл. 79, ал. 7 от ППЗДДС).

За доставките, при които издаването на фактура или протокол не е задължително, доставчикът - регистрирано по ДДС лице, е задължен да състави отчет за извършените продажби, който съдържа обобщена информация за извършените доставки за съответния данъчен период (чл. 119, ал. 1 от закона).

Кога в издаваните фактури не се посочва данък?

Данък се посочва само във фактурите, издавани от данъчно задължени лица, регистрирани по ЗДДС.

В същото време обаче, нормативните разпоредби по ДДС предвиждат и редица случаи, при които данък не се посочва и във фактури, издавани от регистрирани по ДДС лица.

Такива са фактурите, издавани при:

- осъществяване на освободени доставки (глава четвърта от ЗДДС);

- доставки с нулева данъчна ставка, в т.ч.: доставки на стоки за трети страни или трети територии по чл. 28 от закона (т.нар. „износ" в отменения ЗДДС); доставките, посочени в чл. 82, ал. 2 от закона като доставки, при които платец на данъка е получателя им; и доставките, посочени чл. 173 от закона;

- доставки на туроператори и туристически агенти , чл. 86, ал. 1 от ППЗДДС) и на дилъри на стоки втора употреба, прилагащи облагането на маржа на цената;

- доставки, извършвани от посредник в тристранна операция;

- доставки с място на изпълнение извън територията страната, но в рамките на икономическата дейност на лицето;

- доставки от лица, регистрирани по чл. 100, ал. 2 от закона (регистрация по „прага" на вътреобщностно придобиване);

- доставки по чл. 163а от закона;

- други, по-специфични случаи за начисляване на данък, като случаите по чл. 161 от закона и др.

При повечето от тези случаи, трябва да бъде посочено основанието за неначисляване. За целта в разпоредбата на чл. като основания за неначисляване се посочва:

- доставки на стоки като посредник в тристранна операция - „чл. 28с(Е)(3)77/388/ ЕЕС;

- доставки на нерегистрирани лица или на лица, регистрирани по чл. 99 или чл.100, ал. 2 от закона - чл. 113, ал. З";

- за доставки на обща туристическа услуга

- „чл. 86, ал. 1 от ППЗДДС";

- доставки на услуги по чл. 22 - 34 от закона, както и доставки, при които данъкът е изискуем от получателя им - съответната разпоредба от закона или правилника, съгласно която данъкът се начислява от получателя;

- доставки с място на изпълнение извън територията на страната - съответната разпоредба, съгласно която доставката на стоката или услугата е с място на изпълнение извън територията на страната;

- при извършването на освободени доставки, съответната разпоредба от закона, съгласно която доставката е освободена.

При доставка на стока с място на изпълнение на територията на друга държава членка при условията на дистанционна продажба във фактурата не се вписва основание за неначисляване на данъка, но задължително се посочва:

1. идентификационният номер на доставчика за целите на ДДС, издаден от другата държава;

2. ставката на данъка, приложима за доставката в другата държава членка;

и

3. размерът на дължимия данък по доставката.

Какви са функциите на известията към фактурите?

Функциите на известията към фактурите са същите, както при действието на отменения ЗДДС.

Те се издават при промяна на данъчната основа или при разваляне на сделка, за която е издадена фактура.

При увеличение на данъчната основа се издава кредитно известие, а при нейното намаляване - дебитно.

Документите се издават задължително не по-късно от 5 дни от датата на възникването на съответното обстоятелство, налагащо корекцията.

Тяхното съдържание е регламентирано в чл. 115, ал. 4, според който: „

Освен реквизитите по чл. 114, известието към фактурата задължително съдържа и:

1. номера и датата на фактурата, към която е издадено известието;

2. основание за издаване на известието." Подобно на фактурите, известията към тях също се издават най-малко в два екземпляра - за доставчика и за получателя.

При прекратяване или разваляне на договор за лизинг по чл. 6, ал. 2, т. З от закона, при които цялата сума на дължимия данък за доставката е заплатен при фактическото предоставяне на стоката, доставчикът издава кредитно известие за разликата между данъчната основа на извършената доставка и сумата, която задържа въз основа на договора, без данъка по ЗДДС.

Как се коригират допуснати грешки при съставянето на фактурите и известията към фактури?

Следва изрично да се отбележи, че дори и незначителна грешка, допусната при издаването на данъчни фактури и известия към тях, не може да бъде поправена чрез корекция в самите документи. Член 116, ал. 1 определя недвусмислено, че „погрешно съставени или поправени документи се анулират и се издават нови".

За „погрешно съставени документи се считат издадени фактури и известия към тях, в които е трябвало да бъде начислен данък, но такъв не е начислен, както и фактури и известия към тях, в които е начислен данък, който не е следвало да бъде начислен.

Издаването на нови документи обаче, не винаги е достатъчно, за коригиране на допуснатите грешки в тях. То е достатъчно само в случаите, при които погрешно съставените или поправени документи още не са отразени в отчетните регистри на доставчика и на получателя на доставката.

Коригирането на онези от тях, които вече са отразени в регистрите на един от тях се анулират чрез съставяне на протокол.

Протоколът, известен като „протокол по чл. 116, ал. 4 от закона" се съставя в два екземпляра по един за всяка от страните и следва да съдържа:

1. основанието за анулиране;

2. номера и датата на документа, който се анулира;

3. номера и датата на издаване на документа, който се издава в замяна на сгрешения;

4. подпис на лицата, съставили протокола за всяка от страните.

Всичките издадени екземпляри на сгрешените документи следва да бъдат върнати на техния издател като върху всеки от тях бъде изписан текст - „Анулирана".

Издателят не ги унищожава, а е задължен да ги съхранява в срок от 5 години след изтичането на данъчния период, за който се отнасят. Те се съхраняват и отчитат по реда за съхраняване на документи, предвидени в ЗСч.

Как се отразяват коригираните данни в отчетните регистри?

Корекциите, в отчетните данни, произтичащи от поправки на погрешно издадени фактури или известия към тях, се отразяват в съответните данъчни регистри за данъчния период, в който са извършени.

Получените кредитни известия следва да се отразят в дневника за покупките за данъчния период, в който са издадени.

Когато допуснатите грешки или промени в данъчната основа на доставките са направени преди изтичането на нормативно определения срок за подаване на справката-декларация за съответния данъчен период, се издава декларация с променените данни и произтичащите от тях изменения на дължимия данък за периода.

В случаите, при които грешките или промените са извършени след подаването на справката декларация за този период, грешките се коригират като:

1. лицето извърши необходимите корекции в данъчния период, в който е установена промяната, включи неотразения документ в съответния отчетен регистър за същия период;

2. уведоми писмено компетентния орган по приходите, който предприема необходимите действия за промяна на задълженията на лицето за съответния период - при неправилно отразени в отчетните регистри документи.