Със Закона за изменение и допълнение на Кодекса за социално осигуряване /Обн. ДВ, бр. 38 от 03.05.2005 г./ в чл. 5 КСО се създадоха нови ал. 10 и 11, със следното съдържание:

“(10) При прекратяване на дейността на осигурителите, които нямат правоприемник, разплащателните ведомости се предават в съответното териториално поделение на Националния осигурителен институт, освен ако в закон не е определен друг ред за съхраняването им. Когато прекратяването на дейността на осигурителя се извършва със съдебно решение за заличаване, удостоверението за предаване на ведомостите, издадено от териториалното поделение на Националния осигурителен институт, е задължително условие за постановяване на решението.

(11) Националният осигурителен институт създава и поддържа информационна система за разплащателните ведомости, предадени по реда на ал. 10. Данните от информационната система се използват за изчисляване и отпускане на пенсиите и паричните обезщетения.”

На основание § 10 от ПЗР на ЗИДКСО посочените разпоредби влизат в сила от 01.01.2006 г.

Разпоредбата на чл. 5, ал. 10 КСО задължава осигурителите, които след 31.12.2005 г. прекратяват дейността си и нямат правоприемник, да предават разплащателните си ведомости в съответното ТП на НОИ. Когато прекратяването на дейността на осигурителя се извършва със съдебно решение за заличаване, удостоверението, издадено от ТП на НОИ за предадени ведомости става задължително условие за постановяване на решението. В тази връзка с § 9 от ПЗР на ЗИДКСО в чл. 495 от Гражданския процесуален кодекс е създадена нова ал. 3, съгласно която към искането, когато се вписва прекратяване на юридическо лице или на едноличен търговец, които нямат правоприемник, се прилага удостоверението за предаване на разплащателните ведомости, издадено от териториалното поделение на Националния осигурителен институт, съгласно чл. 5, ал. 10 КСО. Посочената разпоредба също влиза в сила от 01.01.2006 г.

С § 7 от ПЗР на ЗИДКСО всички юридически или физически лица, държавни учреждения, общини или кметове, съхраняващи разплащателни ведомости на прекратени осигурители, които нямат правоприемник, са задължени в едногодишен срок, считано от 1 юли 2005 г., да ги предадат в съответното териториално поделение на Националния осигурителен институт, освен ако в закон не е определен друг ред за съхраняване.

Кметовете, които съхраняват документи за осигурителен стаж и осигурителен доход на лица, които са работили в организациите по § 12 от Преходните и заключителните разпоредби на Закона за собствеността и ползуването на земеделските земи, са длъжни да ги предадат в териториалното поделение на Националния осигурителен институт в същия едногодишен срок. Организации по § 12 от ПЗР на ЗСПЗЗ са: трудовокооперативните земеделски стопанства и земеделски кооперации, образувани по силата на § 7 от Преходните и заключителните разпоредби на Закона за кооперациите; организациите и фирмите, регистрирани по силата на Указ № 922 за ползуването на земята и осъществяване на селскостопанската дейност (обн., ДВ, бр. 39 от 1989 г.; изм., бр. 10 от 1990 г.; отм., бр. 63 от 1991 г.) и Указ № 56 за стопанската дейност с имущество и с дялово участие на селскостопански бригади, КЗС, ТКЗС, МТС, АПК и селскостопански институти; прекратените кооперации, регистрирани по Закона за кооперациите.

Горните разпоредби не следва да се прилагат, когато в закон е предвиден специален ред за съхраняване на разплащателните ведомости. Това се отнася за документите, съхранявани в архивите на МВР, Централния военен архив и Оперативния архив при Министерство на отбраната и други случаи, когато е необходимо по специален ред да се съхранява класифицирана информация.

След влизането на горните разпоредби в сила ще отпадне приложението на чл. 1 от Решение № 146 от 16.04.1992 г. на Министерския съвет /необнародвано/, в частта му относно съхраняването на разплащателните ведомости на ликвидирани държавни учреждения и организации без правоприемник от кметовете на населените места. В тази насока ще бъдат предприети законодателни промени.

Разпоредбата на чл. 40, ал. 8 НПОС продължава да се прилага от организациите по § 7, ал. 1 от ПЗР на ЗИДКСО до предаването на съответните документи в ТП на НОИ.

При неспазване разпоредбите на чл. 5, ал. 10 КСО и § 7 от ПЗР на ЗИДКСО, се прилагат чл. 108, чл. 349, ал. 1 и 4 и чл. 350 КСО.

Цялостната дейност по обработването, събирането, регистрирането, съхраняването и използуването на разплащателните ведомости на прекратените осигурители, които нямат правоприемник, както и на документите, въз основа на които се установява осигурителен стаж и доход на лицата, които са работили в организациите по § 12 от ПЗР на ЗСПЗЗ, е уредена с Инструкция № 5 от 30.06.2005 г. на управителя на НОИ за приемане и съхраняване на разплащателните ведомости на прекратени осигурители без правоприемник. Същата е обнародвана в ДВ, бр. 57 от 12.07.2005 г. и е в сила от 01.07.2005 г.

Съгласно чл. 1, ал. 2 от Инструкцията, към разплащателните ведомости, ако са съхранени, се прилагат и следните документи: трудови договори /заповеди за назначаване/; заповеди за преназначаване; заповеди за ползван неплатен отпуск над един месец; заповеди за освобождаване от работа; трудови книжки /уд. обр. УП-30, УП-3/.

Освен документите по чл. 1, на основание § 1 от Допълнителната разпоредба на Инструкцията, към документите, въз основа на които се установява осигурителен стаж и доход на лицата, които са работили в организациите по § 12 от ПЗР на ЗСПЗЗ, се отнасят и следните документи:

1.протоколни книги за установяване на членството в ТКЗС;

2.декларации за членство в ТКЗС;

3.партидни книги за начислените трудодни на член-кооператорите и на членовете на техните домакинства срещу вложения от тях труд;

4.списъци на производствените бригади;

5.списъци на постоянно заетите на работа кооператори;

6.книги за пенсионните вноски;

7.книги за отработените трудодни на кооператорите;

8.книги за семеен акорд;

9.изплащателни картони – само в случаите, когато не дублират разплащателни ведомости;

10.лични досиета;

11.азбучници;

12.книги за отчитане на труда.

По силата на чл. 2, ал. 1 от Инструкцията, в ТП на НОИ не се приемат и съхраняват документи, чиито срок на съхранение, установен в Закона за Държавния архивен фонд, е изтекъл. Съгласно чл. 10, ал. 4, т. 4 от този закон, разплащателните ведомости се съхраняват 50 години.

Предвид посочените разпоредби от 01.07.2005 г. на съхранение в ТП на НОИ следва да се приемат документите, които обхващат периода след 01.01.1955 г., а за документите, подлежащи на приемане от 01.01.2006 г. – тези, отнасящи се за периода след 01.01.1956 г., от 01.01.2007 г. – отнасящите се за периода след 01.01.1957 г. и т.н.

Изключение следва да се допуска по отношение документацията по § 1 от Допълнителната разпоредба на Инструкцията, доказваща приемането на лицата за член-кооператори или членове от домакинствата на член-кооператори, както и за начислените трудодни на тези лица. Протоколните, партидните книги и др. подобни документи следва да се приемат независимо дали е изтекъл срокът на съхранение.

С изтичането на сроковете за съхранение, след предварително съгласуване с ЦУ на НОИ, документите се унищожават с разрешение на органите за управление на Държавния архивен фонд. В отделни случаи, съгласувано с ЦУ на НОИ, сроковете на съхранение могат да се удължават.

На основание чл. 3 от Инструкцията, юридическите и физическите лица, държавните учреждения, общините и кметовете, съхраняващи разплащателни ведомости на прекратени осигурители, които нямат правоприемник, не могат да унищожават документите, подлежащи на предаване в ТП на НОИ. Осигурителите и лицата по чл. 3 от Инструкцията отговарят за цялостната дейност по опазването, обработването и предаването на документите в ТП на НОИ. За архивирането на останалата документация, която не подлежи на предаване в ТП на НОИ, лицата по чл. 3 от Инструкцията търсят съдействието на органите за управление на Държавния архивен фонд.

Документите, предадени на съхранение в ТП на НОИ обособяват самостоятелен документален масив. За организиране, съхранение и използване на документалния масив към ТП на НОИ ще се създадат архивохранилища. Същите ще се управляват от ръководителите на съответните ТП на НОИ, на чиято територия са разположени.

Централно управление на НОИ оказва методическа помощ и упражнява контрол по състоянието, съхраняването и използуването на документите в архивохранилищата. Такъв контрол ще се осъществява и от органите за управление на Държавния архивен фонд. При необходимост следва да се търси съдействието на тези органи и за оказване на методическа помощ.

В раздел ІІ от Инструкцията е описана обработката, на която подлежат документите, преди предаването им в ТП на НОИ. Предварителната обработка се извършва от осигурителите, физическите и юридическите лица, държавните учреждения, общините или кметовете и се състои в оформяне на делата в отделни папки, съобразно изискванията на чл. 8 от Инструкцията и тяхното обработване, на основание чл. 9 от същата.

Обособяването на делата се извършва чрез групиране на документите по видове. Делото следва да съдържа един вид документи – дело за разплащателни ведомости, дело за заповеди /вкл. трудови договори/ и пр. и да не надвишава 250 страници.

В делата, съдържащи заповеди /трудови договори/, същите следва да се подреждат за всяко едно лице хронологично.

Обработването на делата за съхраняване се състои в: номериране; поставяне на заглавна страница; поставяне на заверителен надпис и почистване от метални крепители.

Номерирането на делата се извършва в горния десен ъгъл на листа така, че да не засяга текста. Отделен номер получава всеки лист, върху който има текст на лицевата или на обратната страна, независимо дали този текст е цялостен или частичен. Не се номерират празните листове, листовете-разделители и обвивките на делата. Листовете от всякакъв формат, пришити от единия край, независимо от сгъването им, се номерират като един лист. Сгънати и пришити през средата листове се номерират като два листа.

При оформяне на заглавната страница на делото се посочват:

1.пълното наименование на осигурителя, а в скоби – съкратеното, ако има такова и БУЛСТАТ или ЕКПОУ /Единна класификация на предприятията, организациите и учрежденията/ в зависимост от идентификационния код, който е имал осигурителя за съответния период от време;

2.наименование на поделението на осигурителя и БУЛСТАТ /ЕКПОУ/;

3.заглавие на делото според вида на документите в него /разплащателни ведомости и заповеди – за осигурителите по чл. 5, ал. 10 КСО или според вида на документите по § 1 от Инструкцията/;

4.начални и крайни дати на документите в делото. В случаите, когато документите не могат да се систематизират по периоди, например партидни книги, списъци и т.н., дати не се посочват;

5.пореден номер на делото, съгласно описа на делата.

При промени в наименованието на осигурителя първо се посочва наименованието, което е имал към момента на съставяне на документите. В хронологичен ред се изброяват промените в наименованието и БУЛСТАТ /ЕКПОУ/ с означаване на началната и крайната дата на всяка промяна.

Ако документацията в делото е съставена от един осигурител, а е приключена от друг, на заглавната страница се добавя наименованието и БУЛСТАТ /ЕКПОУ/ на осигурителя-правоприемник.

Наименование на поделението на осигурителя и неговия БУЛСТАТ /ЕКПОУ/ се попълва само, когато разплащателната документация е съставена и водена от него, а не от съответното обединение, към което е принадлежало.

Примерен образец на заглавна страница на дело е даден в Приложение № 1.

Когато корицата на делото не позволява заглавната страница да се положи върху нея, тя се поставя от вътрешната страна на корицата. В такива случаи е наложително само изписването с подходящ химикал на поредния номер на делото в долната дясна част на корицата.

В края на всяко дело на последната му страница или на пришит стандартен лист се прави заверителен надпис, в който се вписва броят на листовете на делото (с цифри и думи) и се отбелязват характерните особености на документите така, че да се получи цялостна представа за състоянието на делото – настъпилите изменения в състава и състоянието му (повреждане, липса на документи, прилагане на нови документи към делото и т.н.).

На книговезки подвързаните документи заверителният надпис се прави на вътрешната страна на корицата.

Заверителният надпис се подписва от съставителя, като се посочват длъжността му и датата на съставяне.

Обработените по посочения начин дела, преди предаването им в ТП на НОИ следва да бъдат почистени от всякакви метални крепители – кламери, телбодове и др.

За предаването на документите в ТП на НОИ /архивохранилищата/ осигурителите, физическите и юридическите лица, държавните учреждения, общините или кметовете съставят описи на делата. Образец на опис е даден в Приложение № 2.

Описите се състоят от:

1.заглавен лист;

2.данни за делата (описание на документите в делата);

3.рекапитулация.

В заглавния лист на описа се вписва: пълното, а в скоби съкратеното наименование на осигурителя; БУЛСТАТ /ЕКПОУ/; седалище на осигурителя, последен адрес и населен място, в което е развивал дейност; пореден номер на описа; началната и крайната дата на включените в описа дела и брой на листовете на описа.

При промени в наименованието на осигурителя в заглавния лист първо се вписва последното му наименование. След това се изброяват останалите наименования (от първото до последното) и БУЛСТАТ /ЕКПОУ/ с означаване на началната и крайната дата на всяка промяна. Ако документацията в делата е съставена от един осигурител, а е приключена от друг, се добавя наименованието и БУЛСТАТ /ЕКПОУ/ на осигурителя-правоприемник.

Когато се описват дела на поделения на осигурителя /в случай, че същите са водени от поделенията, а не от тяхното обединение/, като наименование се вписва това на поделението и БУЛСТАТ /ЕКПОУ/. Ако има данни, се посочва съответното обединение и БУЛСТАТ /ЕКПОУ/, към което принадлежи поделението.

За документацията, която се описва от лица и организации по § 7 от ПЗР на ЗИДКСО, се посочва само последният адрес на осигурителите, а ако няма информация - населеното място.

Данните за всяко дело в описа включват:

1.пореден номер на делото;

2.заглавие на делото;

3.начална и крайна дата на документите в делото;

4.брой на листовете, включени в делото;

5.забележка относно особеностите и физическото състояние на делото, липсващи документи и периода, за който се отнасят.

В края на всеки опис се прави рекапитулация с цифри и думи за броя на описаните дела.

Поредният номер на делото, съгласно съставения опис, се вписва в долната дясна част на заглавната страница на всяко дело.

При описване на партидни книги, списъци и др., които не могат да се систематизират по периоди, не се посочват начални и крайни дати на документите в делото.

С един опис не може да се предава документация на повече от един осигурител. Когато осигурителят е имал поделения, които самостоятелно са водели разплащателната документация, за всяко от тях се съставят отделни описи на делата.

За предаване на документацията си всеки осигурител може да състави няколко описа при спазване на поредната им номерация. В тези случаи е желателно в отделен опис да са включени дела само от един вид. В случай, че с един опис се предават документи от различен вид /разплащателни ведомости, заповеди и пр./, тези които представляват дела от един вид /примерно дела за разплащателни ведомости/, следва да се вписват и номерират в описа последователно.

Включените в съответен опис дела се предават еднократно.

Описите се подписват и подпечатват от осигурителите (физическите или юридическите лица, ръководителите на държавните учреждения и кметовете) или от упълномощени от тях длъжностни лица. Те се изготвят в три екземпляра – по един за ТП на НОИ, архивохранилището и лицата.

С Раздел ІІІ от Инструкцията е регламентиран цялостният процес на предаване и приемане на документите.

Съгласно чл. 15, ал. 1 от Инструкцията, документите по чл. 1 се предават от осигурителите в ТП на НОИ по предварителна заявка до ръководителя на ТП на НОИ на територията, на което са седалищата им. Той определя датата за предаване на документите. По същия ред се предават и документите на прекратени осигурители без правоприемник, съхранявани от физически и юридически лица, държавни учреждения, общини или кметове /§ 2 от ПЗР на Инструкцията/.

Предвид посочените разпоредби, осигурителите, лицата и организациите по § 7 от ПЗР на ЗИДКСО следва да предават документите по чл. 1 и § 1 от Допълнителната разпоредба на Инструкцията в ТП на НОИ, на територията на която са седалищата им, по график, определен от ръководителя на ТП на НОИ, по предварителна заявка от страна на лицата.

На основание чл. 15, ал. 2 от Инструкцията, документите могат да се предават и в съответното архивохранилище. В тези случаи лицата също заявяват искането си пред ръководителя на ТП на НОИ, на чиято територия са седалищата им. Датата за предаване на документите се определя от ръководителя на ТП на НОИ, получил заявката, след съгласуване с ръководителя на ТП на НОИ, на чиято територия е архивохранилището.

Когато седалището на осигурителя е в област, различна от тази, в която е развивал дейността си или част от нея, по изключение се допуска предаването на съответните документи да се извършва в ТП на НОИ /архивохранилището/, съобразно населеното място, в което е развивана дейността. В тези случаи заявката за предаване на документите може да се направи и пред ръководителя на ТП на НОИ, на чиято територия осигурителят е развивал дейност. Не се допуска обаче документацията на един и същи осигурител да се предава и в ТП на НОИ, на чиято територия е осъществявал дейност и в ТП на НОИ по седалището му. Осигурителят в тези случаи следва да реши в кое ТП на НОИ /архивохранилище/ ще предаде цялата си документация. След предаване на документацията, ТП на НОИ /архивохранилището/, приело документите, уведомява за това обстоятелство ТП на НОИ по седалището на осигурителя. В уведомителното писмо се посочва: име на прекратения осигурител, БУЛСТАТ, седалище на осигурителя, населено място, в което е развивал дейност, последен адрес на осигурителя, номер и дата на приемателно-предавателния протокол/и и периодите от време, за които се отнасят предадените документи.

Превозването на документите до мястото на предаването им е за сметка на осигурителите и на лицата и организациите по § 7 от ПРЗ на ЗИДКСО. Когато документите са предадени в ТП на НОИ, транспортирането им до определеното архивохранилище е за сметка на ТП на НОИ, в което са предадени.

За съхранение в ТП на НОИ /архивохранилищата/ се приемат само документи, които са обработени, съобразно посочените в раздел ІІ на Инструкцията изисквания. Неправилно обработените документи се връщат на осигурителите и на лицата и организациите по § 7 от ПЗР на ЗИДКСО с указания за тяхното дообработване.

Съгласно чл. 18 от Инструкцията, приемането на документите се извършва от постоянно действаща приемателна комисия към ТП на НОИ, определена със заповед на ръководителя на ТП на НОИ. Комисията се състои от председател и двама членове. Когато документите се предават в архивохранилището, същите се приемат от постоянно действащата приемателна комисия към ТП на НОИ, на чиято територия се намира архивохранилището.

С оглед да не се допусне прекъсване в процеса на приемането на документите, поради отсъствие на членове на постоянно действаща приемателна комисия, е необходимо в заповедта на ръководителя на ТП на НОИ да се определят и резервни членове на тази комисия. При необходимост от едновременно приемане на документация от повече на брой лица или организации по § 7 от ПЗР на ЗИДКСО и по преценка на ръководителя на ТП на НОИ, приемането на документите може да се извършва едновременно от членовете на постоянно действащата приемателна комисия и от резервната комисия. В посочените случаи постоянно действащата приемателна комисия и резервната комисия функционират като самостоятелни приемателни комисии.

Функциите на приемателната комисия са определени в чл. 19 от Инструкцията.

Приемателната комисия проучва правилната обработка на делата и съставените описи, преглежда документите и взема решение за приемането или връщането им за дообработване. При добре групирани в дела документи, но неправилно съставени описи, след нанесени корекции на съставените описи, се изисква изготвянето на нови такива, без да се връща цялата документация. За да не се допускат подобни ситуации, следва приемателната комисия предварително, преди фактическото предаване на документите, да оказва съдействие на съответните длъжностни лица относно правилното обработване на документите в дела и правилното съставяне на описите.

Приемателната комисия предоставя съставените описи на делата за одобрение от ръководителя на ТП на НОИ или от упълномощено от него длъжностно лице. Одобряването се извършва в горния десен ъгъл на заглавния лист на описа, заверява се с подпис на ръководителя на ТП на НОИ /упълномощеното длъжностно лице/ и печат. По преценка на ръководителя на ТП на НОИ и с оглед реализиране на възможността предаването и приемането на оформените съгласно нормативните изисквания документи да се осъществи в рамките на един работен ден, упълномощеното длъжностно лице, което ще одобрява съставените описи на делата, може да бъде член на приемателната комисия.

Приемането на документите в ТП на НОИ и в архивохранилищата се извършва с приемателно-предавателен протокол. Примерен образец на този протокол е даден в Приложение № 3. Той се съставя от приемателната комисия.

За документите, които се приемат в ТП на НОИ, номерът на приемателно-предавателния протокол е цифров. Състои се от два показателя – пореден номер на протокола и номер на ТП на НОИ, съгласно Инструкцията за статистическо наблюдение на пенсиите. Двата показателя се отделят с тире.

За документите, които се предават директно в архивохранилището, номерът на приемателно-предавателния протокол е цифрово-буквен – пореден номер на протокола и номер на ТП на НОИ, на чиято територия е архивохранилището, с добавена буква “А”. Двата показателя се отделят с тире.

Приемателно-предавателният протокол се изготвя в три екземпляра – по един за ТП на НОИ, получило заявката и изготвило графика за предаване на документите /съобразно седалището или населеното място, в което осигурителят е развивал дейност/, архивохранилището и осигурителя /лицето или организацията по § 7 от ПЗР на ЗИДКСО/. Описите на делата представляват неразделна част от приемателно-предавателния протокол.

Приемателно-предавателният протокол се съставя, след като описите на делата са одобрени. Той се подписва от упълномощени от осигурителите длъжностни лица и от членовете на приемателната комисия. От страна на осигурителя документацията може да се предава не само от едно лице, а от предавателна комисия. В тези случаи приемателно-предавателния протокол се подписва от всички членове на тази комисия.

След подписване на приемателно-предавателния протокол, ръководителят на ТП на НОИ, приело документите или упълномощено от него длъжностно лице, издава на осигурителите по чл. 5, ал. 10 КСО удостоверение за предаване на разплащателните ведомости. Образец на удостоверението е даден в Приложение № 4. Когато документацията е предадена направо в архивохранилището, ръководителят на ТП на НОИ /упълномощеното от него длъжностно лице/, получило заявката и изготвило графика за предаване на документите /съобразно седалището или населеното място, в което осигурителят е развивал дейност/, издава удостоверението, въз основа на изпратения от архивохранилището екземпляр от приемателно-предавателния протокол, с приложени описи на делата.

Когато за целия период от време липсват разплащателните ведомости или когато осигурителят няма наети лица и не води разплащателни ведомости, се издава удостоверение, в което се вписват посочените обстоятелства /Приложение № 5/. Обстоятелството, дали осигурителят има/няма наети лица, както и периодите от време, през които е осъществявал дейност и е водил разплащателни ведомости, се установява въз основа на негова декларация и проверка в Регистъра на трудовите договори.

Удостоверението по чл. 22 от Инструкцията се извежда в отделен регистър.

При голямо количество документи на осигурителя е възможно тяхното предаване да се извърши в различни дни. Предаването на документите се извършва въз основа на описи, съставени само за тези дела, които се предават през съответния ден. Аналогично всяко приемане се извършва с отделен приемателно-предавателен протокол. В тези случаи удостоверението за предаване на разплащателните ведомости се издава след предаване на цялата документация.

За организациите по § 7 от ПЗР на ЗИДКСО, с един приемателно-предавателен протокол може да се приема документацията на повече от един прекратен осигурител, но за всеки осигурител /неговото поделение, ако то самостоятелно е водило съответните документи/, следва да има съставен отделен опис /описи/ на делата.

Приемателно-предавателните протоколи се систематизират в ТП на НОИ и в архивохранилищата в отделни папки по реда на първото постъпване на документи за съответния осигурител. При допълнително постъпване на документи на осигурителя, новият приемателно-предавателен протокол се прилага хронологично към предходния за същия осигурител.

Съгласно чл. 24 от Инструкцията, предадената в ТП на НОИ документация се завежда в регистър на постъпленията по реда на нейното постъпване. Регистърът съдържа следните данни:

1.пореден номер на постъплението;

2.дата на постъпването;

3.наименование и адрес на осигурителя и БУЛСТАТ /ЕКПОУ/;

4.вид на предадените документи и периодите, за които се отнасят;

5.Брой дела и общ брой на листовете в делата, съгласно данните от съставените описи;

6.Номер и дата на приемателно-предавателния протокол;

7.Дата на предаване на документацията в архивохранилището.

Под “постъпление” следва да се разбира предадената през съответния ден за един осигурител или за едно негово поделение документация с един или няколко описа на делата. За организациите по § 7 от ПЗР на ЗИДКСО, когато с един приемателно-предавателен протокол е приета документация на повече от един прекратен осигурител /негово поделение/, всеки един от тях се регистрира последователно като самостоятелно постъпление.

Документацията следва да се завежда в регистъра непосредствено след подписване на приемателно-предавателния протокол. В тази връзка датата на постъпването и датата на приемателно-предавателния протокол следва да съвпадат.

При промени в наименованието на осигурителя първо се посочва последното му наименование. След това се изброяват останалите наименования (от първото до последното) и БУЛСТАТ /ЕКПОУ/ с означаване на началната и крайната дата на всяка промяна. Ако документацията в делата е съставена от един осигурител, а е приключена от друг, се добавя наименованието и БУЛСТАТ /ЕКПОУ/ на осигурителя-правоприемник.

Когато се предават дела на поделения на осигурителя /в случай, че същите са водени от поделенията, а не от тяхното обединение/, като наименование се вписва това на поделението и БУЛСТАТ /ЕКПОУ/. Ако има данни се посочва, съответното обединение и БУЛСТАТ /ЕКПОУ/, към което принадлежи поделението.

В т. 3 се попълва и информация за: седалище на осигурителя, последния му адрес и населеното място, в което е развивал дейност.

За документите, предавани от лицата и организациите по § 7 от ПЗР на ЗИДКСО, се попълва последният адрес на осигурителите, а ако няма информация – само населеното място. Данните за БУЛСТАТ /ЕКПОУ/ се попълват само, когато такава информация е налична и е посочена в съставените описи на делата.

Данните по т. 4 се попълват за всеки вид документ. При описване на данните за партидни книги, списъци и др., които не могат да се систематизират по периоди, не се посочват начални и крайни дати на документите.

При непълна информация по т. 5 /съгласно описите на делата/, следва да се отбелязва и броят на листовете на делата за колко броя дела се отнасят.

С Раздел ІV от Инструкцията е уредена дейността, свързана със съхраняването на приетите документи.

На основание чл. 25 от Инструкцията, предадената в архивохранилището документация се завежда в регистър на прекратените осигурители по реда на нейното постъпване.

Освен реквизитите по т. 1-6 от регистъра на постъпленията, регистърът на прекратените осигурители съдържа и следните данни: уникален архивен код на осигурителя и местоположение на документацията в архивохранилището – номер на стелажа и номерата на клетките, в които се съхранява.

Уникалният архивен код на осигурителя е цифров и се състои от три самостоятелни показателя:

1.номер на архивохранилището – две позиции;

2.номер на ТП на НОИ, получило заявката и изготвило графика за предаване на документите /съобразно седалището или населеното място, в което осигурителят е развивал дейност/, съгласно Инструкцията за статистическо наблюдение на пенсиите – две позиции. За документацията, предавана от лицата и организациите по § 7 от ПЗР на ЗИДКСО, се посочва номерът на ТП на НОИ, на чиято територия са седалищата на физическите и юридическите лица, държавните учреждения, общините или кметовете;

3.номер на осигурителя – шест позиции, дясно подравнен с явни водещи нули.

Уникален архивен код получава всеки осигурител и негово поделение, което самостоятелно е водило разплащателните ведомости.

Постъпващата в ТП на НОИ документация се завежда в регистъра на постъпленията по чл. 24 от Инструкцията. След предаването й в съответното архивохранилище /заедно със съответния екземпляр от приемателно-предавателния протокол и описите на делата/, се завежда в регистъра на прекратените осигурители по чл. 25 от същата. В тези случаи се дава нов пореден номер на постъплението за предадената за един осигурител /едно негово поделение/ документация, като се отбелязва и датата на постъпването й в съответното архивохранилище. Ако в ТП на НОИ документацията на съответния осигурител е била предадена на няколко пъти, същата може да се регистрира еднократно в регистъра на прекратените осигурители, като съответно в т. 6 се посочват номерата и датите на приемателно-предавателните протоколи, с които е приета документацията в ТП на НОИ. В тези случаи следва да се обобщят и всички данни по т. 4 и 5 за съответния осигурител, налични в регистъра на постъпленията.

Постъпващата директно в архивохранилищата документация се завежда само в регистъра на прекратените осигурители. Данните по т. 1-6 се попълват по реда, предвиден за регистъра на постъпленията.

Ръководителите на ТП на НОИ ежемесечно, след изтичане на последния работен ден на съответния месец, изпращат в ГД “Пенсии” на НОИ информацията по т. 1-5 от регистъра на постъпленията/регистъра на прекратените осигурители, както и информация за мястото на съхранение на документацията – в ТП на НОИ или в архивохранилище. Когато документацията се съхранява в архивохранилище, се посочва адресът му. Първата информация следва да обхване периода от 01.07.2005 г. до 30.09.2005 г. и да се изпрати в ГД “Пенсии” на НОИ след 01.10.2005 г. Когато през определен месец не е приета документация се изпраща информация за това обстоятелство.

До обособяването на архивохранилищата като постоянни и получаването на самостоятелен номер на всяко от тях, в Уникалния архивен код на осигурителя следва да се попълват само втория и третия показател. Третият показател – номер на осигурителя се формира при първото постъпване на документи на съответния осигурител /негово поделение/ в архивохранилището и е постоянна величина. Номерът се попълва в шест позиции от дясно на ляво, като се започва от цифра 1. Празните позиции в номера се зануляват.

След обособяването на постоянните архивохранилища ще ви бъдат изпратени допълнителни данни за номера на всяко от тях, с оглед попълване на първия показател от Уникалния архивен код на осигурителя.

Уникалният архивен код ще се вписва в долната лява част на: заглавната страница на всяко дело, приемателно-предавателния протокол и заглавния лист на описа. Когато документацията на съответния осигурител /негово поделение, което самостоятелно е водило документите/ е предадена на няколко пъти, всички приемателно-предавателни протоколи и всички описи на делата за този осигурител /поделение/ следва да са съхранени последователно и да са обозначени със същия код.

В зависимост от състоянието, в което са предадени делата, при необходимост, същите се поставят в твърди папки /кутии/ за предпазване от прах и механични увреждания.

Подреждането на документите в архивохранилището се извършва по реда на първото постъпване на документация за осигурителя /поделението/. Всички дела на съответния осигурител /поделение/ се съхраняват на едно място. Подреждат се по видове и хронологично. Делата, които не могат да се подредят хронологично, съобразно начални и крайни дати на документите в тях /партидни книги, списъци и др./, се подреждат последователно по пореден номер на делото.

При допълнително постъпваща за съответния осигурител /поделение/ документация, делата, съобразно вида им, се подреждат хронологично или по номер на делото на мястото за съхранение, определено за този осигурител /поделение/. На практика това означава, че в архивохранилището първо започва подреждането на документацията на осигурителя с номер “000001”, съобразно третия показател от Уникалния архивен код на осигурителя. След него се подрежда документацията на осигурител с номер “000002” и т.н. При подреждането на документацията по този начин и систематизирането на приемателно-предавателните протоколи следва да има пълно съответствие.

С оглед извършването на бързи и лесни справки и намирането на документацията на съответния осигурител, стелажите и клетките на стелажите следва да се номерират. На всеки стелаж се поставя указател, който съдържа следните данни:

1.брой клетки на стелажа;

2.наименование на осигурителите и номера на клетките, в които са разположени съответните документи;

3.вид на документите;

4.периоди, за които се отнасят.

След подреждането на документите в архивохранилището, в регистъра на прекратените осигурители се добавя информацията за местоположението на документацията в архивохранилището – номер на стелажа и номерата на клетките, в които се съхранява. Този показател не е постоянна величина и може да се коригира при пренареждане на архива, вследствие на допълнително представени документи за съответния осигурител или вследствие на унищожаване на документи, чийто срок на съхранение е изтекъл.

За съдържащата се в архивохранилището документация ще бъде създадена електронна картотека по осигурители, видове дела и начални и крайни дати на документите в делата.

С Раздел V от Инструкцията е уредена дейността, свързана с използването на информацията, съдържаща се в предадените документи, обособили самостоятелния документален масив.

На основание чл. 29 от Инструкцията Националният осигурителен институт създава и поддържа информационна система за съдържанието на документите по чл. 1 и § 1 от Допълнителната разпоредба на Инструкцията под формата на електронно досие на всеки осигурител. Информацията от него ще се използва за отпускане и изчисляване на пенсии и парични обезщетения.

Съгласно чл. 30 от Инструкцията, до създаването на електронно досие на всеки осигурител документите, приети за съхранение в ТП на НОИ и в архивохранилищата, се използват за издаване на документи за осигурителен стаж и осигурителен доход. При искане на заинтересованите лица се издават и документи за трудов стаж.

Документите по чл. 30 от Инструкцията се издават въз основа на писмена молба от лицето, в която се посочват: име на лицето, ЕГН, адрес, наименование на осигурителя, при когото е работило, заемана длъжност, период на работа при съответния осигурител, вид на искания документ и период, за който се отнася документа. При промени в наименованието на осигурителя, лицето посочва наименованието, което осигурителят е имал по време на полагане на стажа. По възможност лицето посочва предишни и следващи наименования на осигурителя. При необходимост се прилага и декларация за идентичност на имената на лицето.

Молбата за издаването на съответния документ/и/ се подава до ТП на НОИ или до архивохранилището – лично или по пощата. При неправилно адресирана молба, същата се препраща до ТП на НОИ /архивохранилището/, което съхранява документите на съответния осигурител, в срок – 3 раб. дни.

Молбата се завежда, а документите по чл. 30 се извеждат във входящо-изходящ дневник.

Входящият номер на молбата се състои от един показател – пореден номер. Изходящият номер на документите се състои от два показателя – пореден номер на молбата и пореден номер на изходящ документ. Двата показателя се отделят с тире. Например: До момента общо издадените документи са 10. По молба с входящ номер 5 са издадени два документа. Изходящите им номера са съответно № 5-11 и № 5-12.

Документите по чл. 30 от Инструкцията се издават безплатно в 14-дневен срок от постъпване на молбата, по утвърден от управителя на НОИ образец. Документите се издават в два екземпляра – един за лицето и един за ТП на НОИ/архивохранилището, в случай че се наложи повторното им издаване. Ако документите са издадени от ТП на НОИ, след предаването на документацията на осигурителя в архивохранилището, в същото следва да се предават и вторите екземпляри на издадените документи. С оглед по-бързото им намиране същите могат да се съхраняват в отделни папки по възходящ ред на ЕГН.

Документите по чл. 30 от Инструкцията се връчват лично на лицата срещу подпис и съответно датиране, на упълномощени с нотариално заверено пълномощно лица или се изпращат по пощата с препоръчано писмо с обратна разписка. В тази връзка във входящо-изходящия дневник следва да се посочват и данни за: датата на получаване и начина на връчване на удостоверенията – лично, чрез упълномощено лице или по пощата.

Образците на документите по чл. 30 от Инструкцията ще ви бъдат изпратени допълнително, след утвърждаването им от управителя на НОИ.

Когато лицата са поискали издаването на документи за периоди от време, за които липсва съхранена документация, същите се уведомяват писмено за това в указания срок.

Ръководителят на ТП на НОИ със заповед определя лицата, които могат да издават документи за осигурителен стаж и доход, както и техните заместници.

Информация от документалния масив се предоставя на органите по чл. 37, ал. 1 от Инструкцията.

Всички приети трудови книжки /уд. обр. УП-30, УП-3/ по чл. 1, ал. 2, т. 5 от Инструкцията се съхраняват отделно на обособени за това места. При поискване същите се предават лично на лицата, на техните наследници срещу представяне на удостоверение за наследници или на упълномощени от тях други лица срещу нотариално заверено пълномощно. Предаването се извършва с Разписка в 2 екземпляра – един за лицето, един за ТП на НОИ /архивохранилището/. Примерен образец на разписката е даден в Приложение № 6.

По възможност ръководителите на ТП на НОИ обявяват информация за лицата, чиито трудови книжки /обр. УП-30, обр. УП-3/ са приети на съхранение.

Ръководителите на ТП на НОИ следва да обявят информация, относно подлежащата на предаване в НОИ документация и изискванията, свързани с нейната предварителна обработка.