По повод проведени съвместни съвещания с Главно управление на архивите при Министерския съвет, представители на отделни общини и членове на приемателните комисии към ТП на НОИ, даваме следните допълнителни указания:

І. По отношение обработката на делата и документите

Във връзка с изискването всяко дело да съдържа документи от един вид, да се има предвид, че документите, обхванати от чл. 1, ал. 2, т. 1-4 от Инструкцията трябва да се групират в дела, чието заглавие следва бъде: “Заповеди, свързани с трудова дейност”. Към този вид документи се отнасят и допълнителните споразумения към трудовите договори. В тези дела заповедите по възможност да се подреждат за всяко едно лице хронологично.

Когато допълнителните възнаграждения /ДМС, премии/ са изплащани с отделни ведомости, заглавието на делото следва да бъде “Ведомости за премиални възнаграждения”.

За съхранение следва да се приемат и книгите за лични сметки, когато не дублират разплащателните ведомости.

Поради специфичния си характер на справочен апарат, азбучниците следва да се съхраняват физически заедно с документацията, към която се отнасят и да запазят първоначалната си номерация.

В случай, че разплащателните ведомости и заповедите свързани с трудова дейност, са запазени във вид, гарантиращ достоверна, точна и пълна информация, не се налага приемането на документи с дублираща информация /например от лични досиета/.

Не следва да се приемат изцяло повредени и нечетливи документи, от които не може да се ползва никаква информация. В тези случаи приематетелната комисия изготвя констативен протокол (Приложение № 1), в четири екземпляра – по един за ТП на НОИ/архивохранилището, един за осигурителя и един екземпляр, който се изпраща на съответния Държавен архив.

Когато част от документите се приемат в ТП на НОИ/архивохранилището, а за друга част е съставен констативен протокол, поради негодност на документите, констативният протокол се прилага към съответния приемателно-предавателен протокол.

Когато документите на прекратения осигурител са изцяло повредени, т.е. за съхранение не се приемат никакви негови документи, се съставя само констативен протокол. В тези случаи констативните протоколи се съхраняват в ТП на НОИ/архивохранилището в отделни папки по поредни дати на съставянето им.

При систематизиране на документите в дела, същите не трябва да надвишават 250 листа. В тази насока ще бъдат извършени съответни промени в чл. 8 на Инструкция № 5 от 30.06.2005 г.

Книговезки подвързаните документи на лицата и организациите по § 7 от ПЗР на ЗИДКСО по изключение могат да се приемат, без да се следи изискването за максимален брой на листовете в делото.

Почистването на делата от метални крепители /кламери, телчета за телбод, метални машинки на папки и др./ се извършва от осигурителите и лицата и организациите по § 7 от ПЗР на ЗИДКСО. За да не се наруши целостта на делото, металните крепители се заменят с пластмасови или делото се прошнурова, или се подвързва книговезки, така че да не засяга текста.

Когато делата са с формат по-голям от А4, номерът на делото следва да се изписва с подходящ химикал /маркер/, освен в заглавната страница и в долния десен ъгъл на корицата на делото.

Не следва да се предприема омастиляване на попълнени с молив разплащателни ведомости или други документи.

В случай, че при номерирането на делата са допуснати голям брой грешки, листовете в делото се номерират отново, като старите номера се зачеркват така, че да могат да се четат.

Ако при номерирането са допуснати сравнително малък брой грешки, номерацията се поправя с прибавяне на индекси а,б,в и т.н. за пропуснатите листове към последния номериран лист или след първия повторен номер /при повторен един и същи номер на няколко поредни листа/. При повторени номера не на поредни листове, делото се преномерира.

Ако в предходен етап на обработка, делата са прошнуровани, но липсва корица, това обстоятелство се отразява в описа на делата като забележка.

Когато делата вече имат поставени заверителни надписи от Държавен архив и не е настъпила промяна в състоянието на делото – повреждане, липси на страници и др., не е необходимо съставянето на нови заверителни надписи.

ІІ. По отношение оформяне на справочния апарат към документацията

Предвид естеството на съхраняваните от лицата и организациите по § 7 от ПЗР на ЗИДКСО документи е възможно да липсват данни за идентификационния код на осигурителя. В тези случаи не следва да се изисква вписване на БУЛСТАТ или ЕКПОУ на осигурителя /поделението му/ при оформяне на заглавната страница на делото и при съставяне на описите на делата.

Когато документалния масив на един осигурител (поделение) се съхранява физически в повече от една община (кметство) и има информация за това обстоятелство, тя се посочва в забележка, след рекапитулацията на описа на делата.

Юридическите лица, ръководителите на държавните учреждения и кметовете, които съхраняват разплащателни ведомости или други документи за осигурителен стаж и осигурителен доход на прекратени осигурители без правоприемник, заверяват описите със своите печати. Ако документите по чл. 1 от Инструкция № 5 са съхранени от физическо лице, не е налице законово основание както да разполага с печат на вече прекратен осигурител, така и да подпечатва каквато и да е негова документация. В тези случаи, в описите на делата и в приемателно-предавателния протокол се подписва лицето, което ги предава за съхранение в НОИ, като се посочват и трите му имена.

Във връзка с показателите които ще се съдържат в регистрациония софтуер, в описа на делата, след колона “Брой листове в делото”, се добавя нова колона, в която се вписва формата на делата. Тази информация се попълва от членовете на приемателната комисия. В тази връзка предоставяме данни за стандартните размери на съответните формати в см, както следва:

А0 – 84,10 х 118,90

А1 – 59,40 х 84,10

А2 – 42,00 х 59,40

А3 – 29,70 х 42,00

А4 – 21,00 х 29,70

А5 – 14,80 х 21,00

А6 – 10,50 х 14,80

Промените в описа на делата са отразени в Приложение № 2.

За описите на делата, които вече са съхранени без отразяване на информация за формат на делото, се налага неговото изписване след колона “Забележка”. В противен случай, при попълване на данните в новия електронен регистър, ще се наложи ползването на информация от самите дела.

В приемателно-предавателния протокол внасяме допълнителна информация за периодите, през които осигурителите нямат налични разплащателни ведомости или други документи въз основа, на които се установява осигурителен стаж и доход. Когато липсата е установена с официален документ (в случаите на кражби, наводнения, пожари и пр.), в протокола се посочва конкретната причина за липсата и се прилага копие от документа, с който е установена. Не се налага преработването на вече подписани протоколи. Към настоящето писмо даваме нов образец на приемателно-предавателен протокол – Приложение № 3

По искане на лицата, въз основа на горните данни, се издава удостоверение по чл. 1, ал. 2 и чл. 9 от Указа за установяване на трудов стаж по съдебен ред.

***

Напомняме Ви, че след предварителната заявка от страна на лицата и организациите по § 7 от ПЗР на ЗИДКСО и преди определяне на дата за предаване на документацията им в съответното ТП на НОИ, е необходимо да се направи предварителна репрезентативна проверка за правилното оформяне на документите.

На настоящия етап не следва да се попълва показателя уникален архивен код на осигурителя.

Декларацията по чл. 32, ал. 3 от Инструкцията следва да е заверена от съответното кметство /община/ по постоянен адрес на лицето.

Приложение: съгласно текста.