Колеги отскоро съм финансов контрольор в община. Започнала съм да разработвам системите за ФУК.Много ще ви бъда благодарна, ако някой може да ми изпрати вече разработени, за да ми послужат като образец и за да съм сигурна, че работя в правилна посока. Най - вече ми е необходима системата за предварителен контрол - поемане на финансови задължения и извършване на финансови разходи.

e-mail : [email protected]

УТВЪРЖДАВАМ:


Станимир Бързашки
Изпълнителен директор







СИСТЕМА

ЗА

ФИНАНСОВО УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ

















София
2007 г.






СИСТЕМА ЗА ФИНАНСОВО УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ


Глава първа
Общи положения

Раздел I
Цел

Чл. 1. Тази система за финансово управление и контрол, наричана по-нататък в текста “система” урежда обхвата и осъществяването на финансовото управление и контрол в Изпълнителна агенция за насърчаване на малките и средните предприятия, наричана по – нататък “агенцията”, в качеството й на организация – второстепенен разпоредител с бюджетни кредити към министъра на икономиката и енергетиката
Чл. 2. Разходването на финансови средства се извършва съгласно нормативно-определеното им предназначение в рамките на бюджета, утвърден на агенцията от първостепенния разпоредител с бюджетни кредити – Министерство на икономиката и енергетиката.
Чл. 3. Системата за финансово управление и контрол в ИАНМСП, включва политики и процедури, които имат за цел да осигурят разумна увереност за постигане целите на агенцията, чрез:
- съответствие със законодателството, вътрешните актове на ИАНМСП и сключените от агенцията договори;
- надеждност и всеобхватност на финансовата и оперативната информация;
- икономичност, ефективност и ефикасност на дейностите;
- опазване на активите и информацията.


Раздел IІ
Управленска отговорност

Чл. 4. /1/ Изпълнителния директор отговаря за постигане целите на агенцията и е длъжен да управлява по законосъобразен, икономичен, ефикасен и ефективен начин. Изпълнителния директор отговаря за функционирането на системата за финансово управление и контрол.
/2/ Изпълнителния директор отговаря за:
- осъществяване целите на агенцията, чрез разработването и прилагането на стратегическите планове, плановете за действие и програми за достигане на поставените цели;
- идентифициране, оценка и управление на рисковете, застрашаващи постигането на целите на организацията;
- планирането, управлението и отчитането на публичните средства с оглед постигане на целите на организациите;
- спазването на принципите за добро финансово управление и прозрачност на публичните средства, както и за законосъобразното им управление и разходване;
- ефективното управление и поддържането нивото на компетентността на служителите на ИАНМСП;
- съхранението и опазването на активите и информацията от погиване, кражба, непозволен достъп и злоупотреба;
- създаването на подходяща организационна структура с цел ефективно изпълнение на задълженията;
- разделянето на отговорностите по вземане на решение, осъществяване на контрол и изпълнение;
- осигуряването на пълно, вярно, точно и своевременно осчетоводяване на всички операции;
- осигуряването на функцията по вътрешен контрол в съответствие с действащото законодателство;
- наблюдението и актуализирането на системата за финансово управление и контрол и предприемането на мерки за подобряването им в изпълнение на препоръки от извършени проверки;
- документирането на всички операции и действия и осигуряването на проследимост на процесите в организациите;
- въвеждането на антикорупционни процедури;
- отчетността и докладването за състоянието на системите за финансово управление и контрол;
- създаването на условия за законосъобразно и целесъобразно управление, адекватно и етично поведение на персонала в организациите.
/3/ Изпълнителния директор на ИАНМСП, в качеството й на Междинно звено и институционален бенифициент по Оперативната програма „Развитие на конкурентоспособността на българската икономика 2007 – 2013” отговаря за осигуряване на ефективна система за финансово управление и контрол, като за целта следи за прилагане на политики и процедури, разработени в съответствие със ЗФУКПС и приложимите актове на Европейския съюз.
/4/ Изпълнителния директор може да делегира правомощията си по тези правила на заместник изпълнителните директори, главния секретар, директорите на дирекции, като в тези случаи определя конкретните им права и задължения. Това не го освобождава от отговорност за изпълнението на делегираните правомощия.
/5/ Изпълнителния директор представя информация на министъра на финансите за функционирането, адекватността и ефективността на системата за финансово управление и контрол.




Глава втора
Елементи на финансово управление и контрол

Раздел I
Контролна среда

Чл. 5. Контролната средата включва:
- лична почтеност и професионалната етика на служителите на ИАНМСП;
- управленчески стил;
- организационна структура, осигуряваща разделение на отговорностите, йерархичност и ясни правила, права, задължения и нива на докладване;
- политиките и практиките по управление на човешките ресурси;
- компетентността на персонала.
Чл. 6. /1/ При изпълнение на служебните си задължения изпълнителния директор и служителите на ИАНМСП се ръководят от професионалната етика, правилата на Кодексът за поведение на служителите в държавната администрация /приет с ПМС № 126 от 11.06.2004 г., обн. ДВ бр.53/2004 г./ и Етичния кодекс на служителите в ИАНМСП за постигане на определените цели и прилагане на разработените стратегически планове.
/2/ Директорите на дирекции носят отговорност за тяхната дейност, финансовото управление и контрол върху дейността на ръководената от тях дирекцията.
/3/ Осъществяването на текущ контрол се извършва от началник отделите и директор дирекциите. Началник отделите съгласуват всички документи, изготвени от съответния отдел и го докладват на директор дирекциите.
/4/ Текущия контрол, за спазване за законосъобразност и финансова дисциплина се осъществяват и от началник отдел „Правен” и/или главен счетоводител, чрез съгласуване и от тях на документите с правен и/или финансов характер
/5/ Всички служители на агенцията отговарят за осъществяването на финансово управление и контрол върху разходваните средства, съобразно своите отговорности, съгласно длъжностните характеристики, вътрешните нормативни актове и разпоредбите на законодателството, които са длъжни да познават в степен и обем необходим за осъществяваната от тях дейност.
Чл. 7. /1/ Изпълнителния директор, чрез дейността си осигурява:
1. спазване на утвърдените системи от правила и процедури, чрез които се осъществява финансовото управление и контрол;
2. провеждането на редовни срещи – най-малко веднъж седмично, или незабавно при възникнала необходимост, с заместник изпълнителните директори, главния секретар, директорите на дирекции; а при необходимост и с началник отделите;
3. Следи за осъществяване на вътрешен контрол върху дейността на ИАНМСП.
4. Вътрешен контрол (планов и извънпланов) се осъществява и от отдел „Вътрешен контрол по изпълнение на проекти”
5. Резултатът от осъществения контрол се документира в доклад за извършена проверка, становище, аналитична справка.
6. Началник отдел „Вътрешен контрол по изпълнение на проекти” ежемесечно/на тримесечие изготвя доклад до изпълнителния директор за извършените от отдела планови проверки и резултатите от тях.
Чл. 8. /1/ Към изпълнителния директор на агенцията се създава Съвет за управление на риска със съвещателни функции, подпомагащ работата на изпълнителния директор.
/2/ Съветът се състой от заместник изпълнителните директори, главния секретар, директорите на дирекции, началник отдел “Вътрешен контрол по изпълнение на проекти” и главен счетоводител.
/3/ Съветът се ръководи от главен секретар.
/4/ Съветът изслушва тримесечните и годишните отчети за състоянието на системата за финансово управление и контрол и извършва дейности свързани с оценка на риска.
/5/ Главния секретар обобщава и прави анализ на докладите за състоянието на системата за финансово управление и кнотрол и оценка на риска.
/6/ Съветът се събира най-малко 4 пъти годишно, до 20 число на месеца, следващ всяко тримесечие.
Чл. 9. /1/ Организационната структура на агенцията се определя с Устройствения правилник на ИАНМСП, приет с ПМС № 240 от 08.09.2004 г. ДВ бр. 81/2004 г., последно изм. и доп. ДВ., бр. 11 от 2007 г.
/2/ Агенцията се ръководи и представлява от Изпълнителен директор;
/3/ В дейността си изпълнителния директор се подпомага от двама заместник изпълнителни директори. Със заповед изпълнителния директор определя функциите на заместник изпълнителните директори.
/4/ Административното ръководство на администрацията на ИАНМСП се осъществява от Главен секретар.
/5/ Администрацията на ИАНМСП е разделена на обща и специализирана и организирана в дирекции и отдели, както следва:
1. Общата администрация е организирана в дирекция „Финансово и административно – правно обслужване”. Дирекцията е организирана в 4 отдела:
- Отдел „Счетоводство, финанси и бюджетно планиране”;
- Отдел „Правен”;
- Отдел „Човешки ресурси и административни дейности”;
- Отдел „Вътрешен контрол по изпълнение на проекти”.
2. Специализираната администрация е организирана в две дирекции – Главна дирекция „Междинно звено и изпълнение на проекти”, включваща 5 отдела, включително и 9 регионални сектора с прикрепени към тях 18 локални офиси в цялата страна и Дирекция „Развитие и интернационализация на малките и средните предприятия”, включваща 3 отдел.
3. Главна дирекция ““Междинно звено и изпълнение на проекти” включва:
- Отдел „Програмиране и анализ на проекти”;
- Отдел „Тръжни процедури и договаряне”;
- Отдел „Мониторинг”;
- Отдел „Техническо обслужване и регионална координация”, включително 9 регионални сектора и 18 локални офиса в цялата страна.
4. Дирекция “Развитие и интернационализация на малките и средните предприятия”, включва:
- Отдел “Международни изложения и промоционални дейности”;
- Отдел “Международно сътрудничество и проекти”;
- Отдел Услуги за малки и средни предприятия”
/6/ Организационната структура е онагледена чрез карта /органиграма/ - Приложение №1 към настоящите правила, включваща връзките между отделните административни звена и мястото им в организацията.
Чл. 10. /1/ Директорите на дирекции ръководят, организират, контролират, планират, координират, носят отговорност и докладват за дейността и за изпълнението на задачите, възложени на дирекцията на изпълнителния директор,
/2/ Осигуряват взаимодействие с другите дирекции в агенцията в съответствие с установените организационни връзки и разпределението на дейностите между тях;
/3/ Изготвят отчети за дейността на дирекцията и състоянието на системите за финансов контрол и управление, като правят предложения за конкретни мерки за подобряването им;
/4/ Директорите на дирекции съгласуват изготвените от дирекцията документи с главния секретар, като му се отчитат за дейността на дирекцията. Главния секретар осъществява текущ контрол върху дейността им.
Чл. 11. /1/ Началник отделите, съобразно функции на отдела и възложените им задачите:
1. възлагат задачи на работещите в отдела, контролират и отговарят за тяхното срочно и качествено изпълнение;
2. предлагат повишаване, преназначаване, стимулиране, санкциониране и освобождаване на работещите в звеното и участват в процедурите по назначаване на служители.
/2/ Осигуряват взаимодействие с другите отдели в дирекцията в съответствие с установените организационни връзки и разпределението на дейностите между тях;
/3/ Изготвят отчети за дейността на отдела и състоянието на системите за финансов контрол и управление, като правят предложения за конкретни мерки за подобряването им;
/4/ Началник отделите докладват и се отчитат за изготвените от отдела документи на съответния директор дирекция, който осъществява текущ контрол върху дейността им.
Чл. 12. Държавните служители и лицата, работещи по трудово правоотношение в агенцията, изпълняват възложените им задачи и отговарят пред прекия си ръководител за изпълнението на работата съобразно длъжностните си характеристики.
Чл. 13. /1/ Управлението на човешките ресурси в агенцията се извършва при спазване на Кодекса на труда, Закона за администрацията, Закона за държавния служител, Кодекса за поведение на служителите в държавната администрация
/2/ Политиките и практиките по управление на човешките ресурси са разработени във Вътрешни правила за дейността и организацията и организационното развитие на човешките ресурси на ИАНМСП, утвърдени със Заповед № 052/15.05.2006 г. на изпълнителния директор, Вътрешни правила за работната заплата на ИАНМСП, Етичния кодекс на служителите в ИАНМСП и одитни пътеки за дейността, политиките и практиките по управление на човешките ресурси, утвърдени със заповед на изпълнителния директор.
Чл. 14. /1/ Обучение на служителите на ИАНМСП се извършва въз основа на изготвени индивидуални годишни планове за обучение на служителите.
/2/ Плановете за обучение са изготвят съвместно от прекия ръководител и служителя, след оценка на изпълнението на длъжността им и извършен анализ на потребността от обучение на служителите в съответната област, с оглед поддържане на необходимата квалификация за изпълнение на служебните им задължения.
/3/ Индивидуалните планове за обучение на служителите на ИАНМСП се обобщава в годишен план за обучение.
/4/ Обучението на служителите се извършва въз основа на заповед на изпълнителния директор на ИАНМСП.
/5/ Всеки директор дирекция е задължен със служебна бележка, най-малко 7 дни преди началната дата на обучението, да информира директор дирекция „ФАПО” за изпращането на служител от неговата дирекция на обучение.
/6/ Директор дирекция „ФАПО” отговаря за изготвяне и представяне за подпис на изпълнителния директор на заповед.
/7/ Процедурите и практиките по изготвянето на плановете за обучение и осъществяване на процедурата по издаване на заповед за обучение са разработени в одитни пътеки, утвърдени със заповед на изпълнителния директор.
Чл.15. /1/ Компетентността на персонала е съвкупност от знания, професионален опит и способности за изпълнение на задълженията, произтичащи от целите на агенцията и заеманата длъжност.
/2/ Изискванията за компетентност се определят в длъжностните характеристики разработени за всяка длъжност в агенцията. Длъжностните характеристики се връчват при постъпване на нов служител. Те се актуализират при промяна на изискванията за заемане на длъжност в агенцията.
/3/ Служителите на агенцията са длъжни да поддържат своята компетентност на ниво необходимо им при изпълнение на служебните задължения. Те са длъжни непрекъснато да попълват знанията си и да ги актуализират във връзка с променените условия, нормативна база и/или поемане на международни ангажименти от страна на държавата и нейните органи, които имат пряко, или косвено отражение върху дейността на агенцията.
/4/ Всеки служител на агенцията е необходимо да поддържа своята квалификация като се включва в различни програми за обучение. Изпращането му на обучение се оформя със заповед, която се съхранява в личното му досие.
/5/ Изпълнителният директор е длъжен да осигури нормални условия за работа и за начисление и плащане на трудовите възнаграждения на служителите от агенцията. Той осигурява условия за повишаване на тяхната професионалната квалификация и преквалификация, съгласно годишен план за обучение на служителите, съставен с оглед нуждите на агенцията.

Раздел ІI
Управление на риска

Чл.16. /1/Това е процес по идентифициране, оценяване и мониторинг на рисковете, които могат да повлияна върху постигане на целите на ИАНМСП.
/2/ Отговорни лица по идентифициране, оценяване и мониторинг на риска се изпълнителния директор, заместник изпълнителните директори, главния секретар, директорите на дирекции.
Чл. 17. /1/ Рисковете в агенцията могат да бъдат предизвикани от вътрешни и/или външни като:
1. Промяна в изискванията на нормативни актове, или вътрешни правила;
2. Рискове при изпълнение на ангажиментите на страната като страна – членка на ЕС, включително риска от измами и нередности, засягащи финансовите интереси на Европейските общност;
3. Нарушаване на задълженията поети по други международни договори и договори сключени между агенцията и чуждестранни и български съконтрахенти;
4. Недостатъчно взаимодействие с партньорските организации за постигане на целите; 5. Наличие на финансов ресурс;
5. Рискове от извършване на нарушения на нормативните актове, уреждащи бюджетната, финансово-стопанската и отчетната дейност на агенцията;
6. Нарушаване на функциите на счетоводната отчетност, включително от нередности в IT- системите
7. Промяна в управленския персонал
8. Недостатъчен брой и/или квалификация на персонала, текучество, лоша трудова и/или служебна дисциплина; недостатъчна мотивация на персонала; липса на нормална работна среда
1. 10.Сложна организация на дейността
2. 11. Рискове свързани с корупционен натиск и конфликт на интереси
3. 12. Обществен и социален интерес
/2/ Резултатите от Оценката на риска се отчитат от изпълнителния директор и от главния секретар, в каеството му на ръководител на съвета за управление на риска към изпълнителния директор до 20-то число на месеца, следващ всяко тримесечие. За извършената оценка се оформя Формуляр за оценка на риска, приложение към настоящите правила.
Чл.18. /1/Изпълнителният директор отговаря за управлението на рисковете които могат да възникнат пред дейността на агенцията с оглед тяхното предотвратяване, или минимализиране.
/2/ Заместник изпълнителните директори, Главния секретар и Директорите на дирекции оказват съдействие на изпълнителния директор за установяване и/или управление на риска.
/3/Изпълнителният директор може да ангажира административната, дисциплинарната или наказателната отговорност на служителите, чийто действия, или бездействия способстват за появата и/или проявлението на рискови фактори в дейността на агенцията.
Чл. 19. /1/ Със заповед на изпълнителния директор е утвърдена стратегия за дейността на ИАНМСП за периода 2007 – 2009 г., която отразява стратегическите цели на ИАНМСП
/2/ С утвърдената стратегия за дейността на ИАНМСП приетия със Заповед на изпълнителния директор Оперативен план за изпълнение на дейността на ИАНМСП са определени задачите по всяка стратегическа цел, като същите са разпределени между компетентните за осъществяване на целта директори на дирекции.
Чл. 20. /1/ Рисковете пред дейността на агенцията се идентифицират съгласно утвърдения със заповед на изпълнителния директор Механизъм за идентифициране на риска.
/2/ Рисковете пред дейността на агенцията са идентифицирани успоредно с утвърдената стратегия за дейността на ИАНМСП. В утвърдената стратегия рисковете са категоризирани като високи, средни и ниски.
/2/ При изпълнение на стратегическите цели се предприемат действия по оценка и превенция /предпазване/ от настъпване на идентифицираните рискове, като се отчитат факторите за настъпването им и начините за тяхното преодоляване.
/3/ Чрез задължението за изготвяне на тримесечни доклади за състоянието на системата за финансово управление и контрол съответните директори на дирекции и главния секретар следят идентифицираните рискове при изпълнение на стратегията за дейността на ИАНМСП да бъдат наблюдавани и оценявани периодично и съответно ограничавани.
/4/ Всички служители на агенцията са длъжни при поява инцидентни рискови ситуации, които могат да доведат до негативни последствия за дейността на агенцията, да сигнализират писмено до своя пряк ръководител, а той от своя по реда на нивата на докладване да докладват на съответния директор дирекция, главния секретар, заместник изпълнителните директори до изпълнителния директор на агенцията.
/5/ Писмения сигнал за настъпването на рискова ситуация следва да съдържа: описание на проявените показатели, моделиране на бъдещо развитие на рисковата ситуация, както и прогнозиране на нейното развитие в два варианта: оптимистичен и песимистичен вариант на развитие, предложения за предприемането на неотложни действия и действия в по-далечен план.
/6/ При отправяне на сигнала служителите при които има показатели, че предстой да възникне, или е възникнала рискова ситуация, са длъжни незабавно да предприемат нетърпящи отлагане действия за предотвратяване настъпването вредоносни последици и след това да изчакат разпорежданията на прекия си ръководител.
Чл. 21 /1/ След идентифициране и оценка на риска, ръководителят на агенция, при необходимост съвместно с заместник изпълнителните директор, главния секретар и директорите на дирекции, може да вземе решение за поемане на възникналия риск, като се предприемат всички необходими мерки, които могат да бъдат предварително предвидени за неговото минимализиране.
/2/ След оценяване на риска по описания по-горе начин, изпълнителния директор може да вземе решение за прехвърляне на риска. Прехвърлянето на риска може да се извърши към първостепенния разпоредител с бюджетен кредит – Министерство на икономиката и енергетиката или друга организация на по-високо ниво, която би могла в рамките на своята компетентност да го отхвърли, преодолее, или минимализира.
/3/ Ако определени рискове имат ограничено влияние върху постигане на целите или ако разходите за предприемане на действия са непропорционални на потенциалните ползи, изпълнителния директор може да вземе решение тези рискове да бъдат „толерирани”. Такива рискове се наблюдават постоянно.
Чл. 22. /1/ За проявата на рискови ситуации, които застрашават реализирането на целите на ИАНМСП, или настъпването на щети, съответния директор на дирекция, която отговаря за постигане на целите информира незабавно Главния секретар. Главния секретар незабавно информира изпълнителния директор и заместник изпълнителните директори, за възникналата рискова ситуация.
/2/ При получаване на информация изпълнителния директор, съвместно с главния секретар и компетентните директори на дирекции извършват преоценяване на проявленията на рисковата ситуация и вземат решения за ограничаване на риска и преодоляването на рисковата ситуация.
/3/ След прекратяване проявлението на риска, изпълнителния директор осъществява обратна връзка за проявните елементи на рисковата ситуация – неизпълнение на целите на агенцията и/или нанесените щети. Информацията следва да бъде изискана като обратна връзка от съответната дирекция, финансовия контрольор, отдел „Счетоводство, финанси и бюджетни кредитиране” и отдел „Вътрешен контрол по изпълнение на проекти”. След постъпване на информацията, същата се подлага на преценка, като се набелязват действия за бъдещо предпазване от поява на рискови ситуации от същия характер. В случай, че рисковите ситуации се окажат непреодолими в резултат на волята и/или действията, или бездействията на служителите на агенцията, следва се набеляват действия по минимализиране на отрицателните последици като неизпълнение на целите и/или за нанасяне на щети – материални и/или от морално естество, уронващи доброто име на агенцията .



Раздел IІІ
Контролни дейности

Чл. 24. /1/ Отговорни длъжностни лица в агенцията по прилагането на настоящата система са:
- изпълнителния директор,
- заместник изпълнителните директори
- главния секретар
- главния счетоводител
- директорите на дирекции
- началник отделите
- юрисконсултите
- финансовия контрольор
- други служители, заемащи материално-отговорни длъжности, или извършващи дейност по счетоводната отчетност
/2/ В системата за разделяне на отговорностите не се допуска един служител едновременно да носи отговорност по одобряване, изпълнение, осчетоводяване и контрол върху поемане на задължения и извършване на разходи в агенцията.
/3/ За извършване на процедурата за предварителен контрол отговаря финансовия контрольор. За извършване на процедура за двоен подпис отговарят Изпълнителният директор на агенцията и Главният счетоводител.
Чл. 25. /1/ При необходимост от извършване на финансови разходи задължително се изготвя докладна записка от името на директор дирекцията, за чиято дейност ще се извърши разхода. Докладната записка се съгласува за целесъобразност и законосъобразност от съответния началник отдел, главния счетоводител и началник отдел „Правен”. Мониторингът се осъществява от главния секретар, чрез съгласувателен подпис. Извършването на разходи следва да бъде съобразено с разпоредбите на Закона за счетоводството, Закона за обществените поръчки, или Наредбата за обществените поръчки под праговете, определени в чл. 7, ал.1 от Закона за обществените поръчки.
/2/ Докладната записка за одобряване на разход в размер над 50 лева се представя на финансовия контрольор за проверка и одобрение, преди поемане на разхода.
/3/ Подписана заповед или одобрена докладна записка за извършване на разход се представя от лицето, което отговаря за извършване на разхода на финансовия контрольор за проверка преди извършване на разхода.
/4/ За поемането на задължения и извършването на разходи на стойност над 10 000 /десет хиляди/ лева се съставя досие, което се изготвя, допълва, ползва и съхранява по ред и от длъжностни лица определени със заповед на изпълнителния директор.
Чл. 26. /1/ Главният счетоводител контролира съставянето, комплектоването и съхраняването на досието. Длъжностните лица определени със заповед на изпълнителния директор съгласно чл. 21, ал. 3 предоставят досието и отразяват ползването му.
/2/ Изготвят се два типа досиета:
1. Досие за задължение - съставя се при всяко поемане на задължение над 10 000 лв. /десет хиляди лева/ и се допълва с копия от документите за всички разходи, извършени във връзка с това задължение, независимо от размера им.
2. Досието за разход - съставя се за всеки разход над 10 000 лв. /десет хиляди лева/, когато при поемане на задължението не е имало основание за съставяне на досие за задължение. За разходите за работна заплата, осигурителни вноски, текущи разходи – за вода, горива, енергия, комуникации се съставя общо досие за разход – за всеки вид разход поотделно, което се открива в началото на всяка бюджетна година, всеки месец се попълва и се закрива към 31 декември на същата година.
/3/ Съставеното по реда на ал.1 досие задължително съдържа:
- опис на приложените документи - приложение към СФУК,
- описание на нормативните и другите основания, свързани с конкретното задължение или разход, придружено с копия на оригиналните документи, съдържащи конкретните основания /разпореждания, решения, договори и анекси към тях, първичните счетоводни документи и други свързани документи/
- документ, приложение към СФУК, описващ всички изисквани документи за възлагане на обществена поръчка, указващ мястото, където тази документация се съхранява в пълния и обем, съставен и подписан от лицето, което я съхранява, в случаите когато задължението е поето и разходът е направен с възлагане на обществена поръчка
- контролен лист за извършен предварителен контрол от финансовия контрольор
- мотивиран писмен отказ на финансовия контрольор
- контролен лист за движение на досието, приложение към СФУК.
Чл. 27. Всички документи за основания / решение, разпореждания, протоколи, договори, анекси, планове и план - сметки и други документи за поемане на задължения или извършване на разходи, както и първичните счетоводни документи за направените разходи се съхраняват от длъжностно лице по определен със Заповед на изпълнителния директор ред, съгласно чл.44 от Закона за счетоводството и другите свързани с финансовата дейност нормативни актове.

Раздел ІV
Ред за провеждане на процедурите
Предварителен контрол

Чл. 28. /1/ Предварителният контрол е контрол за законосъобразност на всички документи и дейности, свързани с финансовата дейност на ИАНМСП и се осъществява от назначен финансов контрольор. Контролът за законосъобразност е контрол за съответствие на поеманите задължения и извършваните разходи с действащата нормативна уредба, както и с всички други издадени актове въз основа на тях.
/2/ Предварителният контрол е дейност, която се извършва постоянно. Този контрол се осъществява чрез проверки и преди вземане на решение за поемане на задължение/или извършване на разход от финансовия контрольор.
/3/ За финансов контрольор се назначава лице, отговарящо на условията, изискванията и ограниченията за изпълнение на функциите му, посочени в ЗДВФК и ППЗДВФК. При назначаването на финансов контрольор не се допуска съвместяване на контролни функции с функции на разпоредител с бюджетни кредити и счетоводител.
/4/ При осъществяване на дейността си финансовия контрольор е функционално независим, което му осигурява правото да изразява в изпълнение на задълженията си професионална преценка, освободена от всякакво влияние от страна на ръководството, независимо от йерархичната структура и мястото на длъжността му в нея.
/5/ При осъществяване на предварителния контрол, финансовия контрольор има право да изисква и получава всички данни и документи, включително и в електронен формат.
Чл. 29. /1/ Преди взимането на решение за поемане на задължения или извършване на разход финансовия контрольор проверява всички документи и приложения към тях, по силата на които се поема задължението или се извършва разхода /съответно досието за поемане на задължение или досието за извършване на разход над 10 000 лева/. За еднотипните и малки по размер разходи, финансовият контрольор може да предложи на изпълнителния директор на ИАНМСП да издаде заповед за определянето на видовете разходи, условията и срока за даване на общо одобрение. Тази проверка предшества полагането на двойния подпис.
/2/ Преди поемане на задължението финансовия контрольор проверява:
- Съответствието на размера и характера на задължението с утвърдения годишен размер на бюджетния кредит по съответния бюджетен параграф.
- Наличието на бюджетен кредит, съгласно месечното разпределение на бюджета
- Компетентност на лицето, което поема задължението – има ли право да представлява агенцията, да управлява и да се разпорежда с имуществото и. В случай на делегиране на правомощия, се проверява валидността и обхвата им;
- Правилно изчисление на количествата и сумите – проверка на аритметичната вярност.
- Спазване на тръжни процедури и други нормативни изисквания за поемане на задължението – проведени ли са изискуемите процедури и съответстват ли на нормативните изисквания.
/3/ Преди извършване на разхода финансовия контрольор проверява:
- Съответствието на разхода с поетото задължение – съвпадат ли размера и вида на разхода с поетото задължение
- Компетентност на лицето, разпоредило извършването на разхода – има ли право да представлява агенцията, да управлява и да се разпорежда с имуществото. В случай на делегиране на правомощия, се проверява валидността и обхвата им;
- Верността на първичните счетоводни документи, включително правилното изчисляване на количествата и сумите в тях – информационното съдържание на стопанската операция, достоверно и точно ли е отразена в счетоводния документ, съдържа ли първичния счетоводен документ определените задължителни реквизити.
Чл. 30. /1/ Извършеният предварителен контрол се документира чрез попълване на контролен лист за извършване на предварителен контрол, съгласно приложение 1, като по този начин финансовия контрольор се произнася относно законосъобразността на поетото задължение или извършване на разхода
/2/ Финансовия контрольор може да изрази следните мнения:
- Одобрение - може да бъде поето задължение / извършен разход – удостоверява се с подпис и дата върху контролния лист
- Отказ - не може да бъде поето задължение / извършен разход. Отказът се вписва в контролния лист с мотивирано писмено становище отправено до изпълнителния директор на агенцията.
/3/ Изпълнителният директор на ИАНМСП може да възрази писмено на отказа на финансовия контрольор за одобрение
/4/ Писменото становище на Изпълнителният директор на ИАНМСП, заедно с досието или документите за поемане на задължение или извършване на разход се представят на финансовия контрольор, който е длъжен да даде одобрение
/5/ Даденото при условията на чл. 26, ал.4 одобрение освобождава от отговорност финансовия контрольор. За тези случаи, той уведомява писмено делегирания вътрешен одитор в Министерство на икономиката
/6/ Когато финансовия контрольор прецени, че представената документация за поемане на задължение или извършване на разход е непълна, той може да изиска допълване на документацията, като представи писмено становище до Изпълнителният директор на ИАНМСП, с посочване на документите /допълнителни доказателства/, които следва да се представят. Ако това не бъде направено и не е налице достатъчно информация, въз основа на която финансовия контрольор да извърши необходимите проверки и съответно да осъществи предварителния контрол, той разполага с възможност за отказ да се произнесе. Отказът се изразява в мотивирано писмено становище до изпълнителния директор на ИАНМСП;
/7/ След произнасянето си финансовия контрольор е длъжен да предаде всички получени документи на главния счетоводител или упълномощено лице;
Чл. 31. /1/ Финансовият контрольор изразява мнение за одобрение или отказ за поемане на задължение или извършване на разход в срок не повече от три работни дни от деня следващ предаването на документацията
/2/ Срокът спира да тече в случай, че са поискани допълнителни доказателства и продължава да тече при представянето им.
Чл. 32. При отсъствието на финансовия контрольор поради ползване на отпуски, командировки и временна нетрудоспособност, той се замества от икономист или юрист от ИАНМСП определен със заповед на изпълнителния директор.
Чл. 33. /1/ Финансовият контрольор води регистър на задълженията/разходите подложени на предварителен контрол, съгласно приложение 2.
/2/ В него той отбелязва предоставянето на документацията или на досиетата, дадените през годината мнения за поемане на задължения или извършване на разходи, както и вписва обстоятелствата в деня на тяхното настъпване. В регистъра се отбелязват датата, на която финансовия контрольор е поискал допълнително доказателства и датата, на която те са предоставени;
/3/ Изпълнителният директор, главният счетоводител или техни упълномощени лица могат да правят справки в регистъра на финансовия контрольор.
Чл. 34. /1/ Системата на двойния подпис е задължителна процедура, при която поемането на всяко финансово задължение и извършване на всеки разход се осъществява след полагането на подписите на изпълнителния директор и главния счетоводител, които са титуляри или на техните упълномощени лица, на които е делегирано това право по съответният ред.
/2/ Със заповед, издадена от изпълнителния директор се определя в случаи на отсъствие на титулярите кои лица са отговорни със задълженията по системата на двойния подпис. Тези лица задължително следва да имат спесимент в банката.
/3/ Всички документи, свързани с поемане на задължение или извършване на разход се подписват от изпълнителния директор и главния счетоводител или техните упълномощени лица, независимо от размера на поетото задължение или извършването на разхода.
/4/ При поемане на задължение подписите на изпълнителния директор и главния счетоводител или техните упълномощени лица се полагат върху писмен договор или друг документ по утвърдена от изпълнителния директор типова форма, които се датират.
/5/ В случаите на плащане на работна заплата, разходи за електроенергия, топлоенергия, вода, телефони и други на база, споразумителни протоколи и договори, двата подписа се полагат само върху платежен документ.
Чл. 35. /1/ Главният счетоводител или друго упълномощено лице, на което е делегирано това право по съответният ред, полага втори подпис във връзка с изпълнението на задълженията му по Закона за счетоводството.
/2/ Главният счетоводител може да откаже с писмен мотивиран отказ, заведен в деловодството на ИАНМСП, полагане на своя подпис, само когато не е упражнен предварителен контрол.
/3/ След поемане на задължението или извършването на разхода контролният лист съвместно с документите, удостоверяващи поемане на задължението или извършване на разхода се съхраняват от длъжностно лице по определен ред със Заповед от изпълнителния директор, съгласно чл.23.
/4/ Упражненият предварителен контрол не изключва отговорността на главния счетоводител във връзка с изпълнението на задълженията му по Закона за счетоводството.
Чл. 36. /1/ Предварителен контрол за законност по отношение на заповеди, договори, които предстоят за сключване, документация за провеждане на процедури за възлагане на обществени поръчки, приемане на вътрешни нормативни актове /правилници, инструкции/, докладни записки с правен характер, се извършва от отдел “Правен” на агенцията.
/2/ Отдел “Правен” дава становища по проекти на нормативни актове, изпратени до агенцията от други държавни органи за съгласуване, след предварително взети становища от компетентните дирекция на ИАНМСП.





Раздел V
Процедури по възлагане на задачи и наблюдение

Чл. 37. /1/ При възлагане на задачи за изпълнение, прекия ръководител, следва ясно и точно да определи поставената задача, срокът за изпълнение (който трябва да бъде по-кратък от крайния), както и да даде необходимите насоки, указания и информация, с оглед недопускане на неразбиране, грешки и злоупотреби при нейното изпълнение.
/2/ По време на изпълнение на задачата прекия ръководител е длъжен да упражнява текущ контрол за хода на нейното изпълнение.
/3/ След изтичане на определения срок, прекия ръководител следва да приеме извършената работа и да направи преценка за нейната степен на осъществяване с оглед поставените цели.
/4/ При необходимост ръководителя прави корекции и дава краен срока за нейното изпълнение, съобразно направените корекции.
/5/ Когато възложената задача е свързана с извършването на контакти с лица извън агенцията, ръководителя определя границите на пълномощията на служителя, който следва да осъществи контакта, като при необходимост го снабдява с документ, удостоверяващ наличието на дадените му пълномощия /заповед, удостоверение, пълномощно/.
/6/ Непосредствените ръководители осигуряват осъществяването на преглед върху точността на изпълнение на поставените задачи, като част от рутинния оперативен контрол.


Раздел VІ
Антикорупционни процедури


Чл. 38. /1/ Със Заповед № 052/15.05.2006 г. на изпълнителния директор на ИАНМСП са утвърдени следните вътрешни правила на ИАНМСП, които в голяма степен гарантират прозрачност на управлението, превенция и противодействие на корупцията:
1. Вътрешни правила за провеждане на процедури по възлагане на обществени поръчки от Изпълнителна агенция за насърчаване на малките и средните предприятия /ИАНМСП/.
2. Вътрешни правила за предоставяне право на достъп до обществена информация от ИАНМСП.
3. Вътрешни правила за приложение на публично-частното партньорство от ИАНМСП.
4. Вътрешни правила за приемане и отчитане сигнали за корупция и жалби на гражданите и юридически лица от ИАНМСП.
5. Вътрешни правила за обслужване на гражданите на принципа на „едно гише” от ИАНМСП
6. Вътрешни правила за дейността и организацията на управлението на човешките ресурси и организационното развитие в администрацията на ИАНМСП”
/3/ Със Заповед на изпълнителния директор са утвърдени одитни пътеки на агенцията, които гарантират противодействието и превенцията на корупцията.
/4/ Изпълнителният директор и директорите на дирекции са длъжни да:
1. Идентифицират процедурите, от които могат да възникнат корупционни практики;
2. Да предприемат превантивни мерки за отстраняване на условията, които водят до възникване на измами и нередности
Чл. 39. /1/ Чрез въведените с вътрешните правила и одитни пътеки антикорупционните мерки се осъществява контрол при подбора и назначаването на служителите на ИАНМСП.
/2/ Чрез въведените с вътрешните правила и одитни пътеки антикорупционните мерки целят осигуряване прозрачност на извършваната от ИАНМСП дейност. При поискване на информация от заинтересовани лица по въпроси, свързани с дейността на агенцията, същата им се предоставя своевременно и в нормативно определения срок.
/3/ При получаване на жалби и/или възражения, същите се разглеждат по реда на Вътрешни правила за приемане и отчитане сигнали за корупция и жалби на гражданите и юридически лица от ИАНМСП.


Раздел VІІ
Процедури по документиране, архивиране и съхраняване на документацията

Чл. 40. /1/ Процедурите по документиране, архивирани и съхраняване на документацията са подробно разписани в приетия със заповед на изпълнителния директор на ИАНМСП за утвърждаване на Вътрешни правила за организацията на информационно-деловодната дейност и работата с документите на ИАНМСП.
/2/ Вътрешните правила имат за цел:
- да осигурят прозрачност в дейността на агенцията;
- възможност за проследяване нивата на докладване;
- възможност за избягване съвпадението на функции по одобряване, изпълнение, осчетоводяване и контрол
- съхраняването на документи, архивиране и предаване на документите на Централния държавен архив.
Чл. 41. Отговорни лица за процедурите по документиране и съхраняване на документите, отнасящи се до дейността на организацията са изпълнителния директор, заместник изпълнителните директори, главния секретар, директорите на дирекции, началник отдел “Правен”, главния счетоводител, началник отдел “Човешки ресурси и обща администрация”, лицата отговорни за изготвяне на документите.


Раздел VІІІ
Информация и комуникация

Чл. 42. /1/ Информацията е съвкупност от данни относно събитията, които имат значение за осъществяване на дейността на организацията.
/2/ Предоставяната информация е необходимо да бъде:
- Своевременна - да съпътства възникването и прекратяването на събитието
- Уместна – относима към съответната дейност
- Актуална – последната налична информация
- Точна – съдържаща действителните количествени и стойностни параметри
- Вярна – отразяваща обективно фактите и обстоятелствата
- Достъпна – получавана от потребителите на която е необходима
Чл. 43. /1/При разпространението на информацията, касаеща дейността на служителите на агенцията, освен процедурата по възлагане и докладване на задачите от/на прекия ръководител, в агенцията действа и вътрешна деловодна - иформационна система, която служи за по–бързото придвижване на вътрешната информация към определени служители.
/2/ Всеки служител в агенцията има вътрешна електронна поща, изградена в рамките на агенцията на собствен пощенски сървър и „Share”, достъпен за всички служители, които служат за връзка между тях, както и за изпращане и получаване на информация от други държавни органи.
/3/ За външни потребители на информация агенцията има изградена интернет страница – www.sme.government.bg.
/4/ В агенцията се работи само с лицензиран софтуер.
Чл. 44. /1/ Достъп до сървърите на агенцията не може да се осъществи без съответните потребителско име и парола.
/2/ Всеки служител на агенцията разполага със собствено име и парола, с което влиза в работната си станция.

Раздел ІХ
Мониторинг

Чл. 45. /1/ Мониторингът е цялостен преглед на дейността на ИАНМСП, който има за цел да предостави увереност, че контролните дейности функционират според предназначението си и остават ефективни във времето.
Чл. 46. /1/ Мониторингът текущ /осъществяван ежедневно/ и мониторинг за отделния случай /ad hoc/
/2/ Съгласно чл. 8, ал. 2 от Закона за администрацията главния секретар осъществява текущия мониторинг по финансовото управление и контрол.
/3/ Директор дирекциите представят на Главния секретар изготвените документи. Главния секретар, чрез полагане на съгласувателен подпис, върху докладваните му от директор дирекции документи, следи за точното спазване на нормативните актове и законните разпореждания на изпълнителния директор.
/4/ Главния секретар отговаря за отчетността на ежегодните цели на ИАНМСП.
/5/ Директорите на дирекции изготвят тримесечен доклад за функционирането, адекватността, ефикасността и ефективността на системата за финансово управление и контрол.
/6/ Мониторингът за отделния случай се извършва след определени. С него се преценява ефективността на действията на служители на агенцията и дейността на агенцията като цяло за отделни случаи, свързани с нейния предмет на дейност.
/7/ Мониторингът за отделен случай се осъществява от Главния секретар, компетентния директор дирекция..
/8/ Изпълнителния директор може да възлага но отдел „Вътрешен контрол по изпълнение на проекти” осъществяване на мониторинг за отделен случай, чиято цел е подобряване дейността на агенцията.

ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

§1. Неразделна част към системата за финансово управление и контрол са и всички, установени с нормативен или административен акт вътрешни нормативни документи на ИАНМСП:
1. Вътрешни правила за организацията на информационно-деловодната дейност и работата с документите на ИАНМСП.
2. Вътрешни правила за провеждане на процедури по възлагане на обществени поръчки от Изпълнителна агенция за насърчаване на малките и средните предприятия /ИАНМСП/.
3. Вътрешни правила за предоставяне право на достъп до обществена информация от ИАНМСП.
4. Вътрешни правила за приложение на публично-частното партньорство от ИАНМСП.
5. Вътрешни правила за приемане и отчитане сигнали за корупция и жалби на гражданите и юридически лица от ИАНМСП.
6. Вътрешни правила за обслужване на гражданите на принципа на „едно гише” от ИАНМСП.
7. Вътрешни правила за дейността и организацията на управлението на човешките ресурси и организационното развитие в администрацията на ИАНМСП” .
8. Утвърдените одитни пътеки по дейности на ИАНМСП.
9. Утвърден индивидуален сметкоплан.
10. Вътрешни правила за организация на работната заплата на служителите в ИАНМСП.
11. Вътрешни правила за контрол и предотвратяване изпирането на пари.
12. Вътрешни правила за придобиване, управление и разпореждане на имоти и вещи – държавна собственост,
13. Заповеди, регламентиращи създаване, съхранение и достъп до документи и архивни материали и информационни масиви, вътрешен административен контрол и други подобни.
§. 2 Системата за финансово управление и контрол се издават на основание чл.6, ал. 1, т. 8 от Устройствения правилник на ИАНМСП и Закона за финансово управление и контрол .
§ 3. Системата за финансово управление и контрол се утвърждава от изпълнителния директор на ИАНМСП и се изменя и допълва по реда на нейното утвърждаване.
§ 4. Системата за финансово управление и контрол влиза в сила от датата на утвърждаването им, с изключение на разпоредбите, относно поредните номера на входящите, изходящите документи и договорите които влизат в сила от 01.07.2007 г.
§ 5. Правилникът се публикува на Internet страницата на ИАНМСП.

Благодаря!

Добре направена Система за финансово-управление и контрол!

Разработената система утвърдена от Ст. Бързашшки, която касае Предварителния контрол за законосъобразност е съгласно отменения Закон за държавен втрешен финансов контрол. Има методология, която трябва да се спазва (можете да я намерите в страницата на Министерство на финансите). Ролята на предварителния контрол за законосъобразност не се свежда само до поемане на задължение и извършване на разход, а до цялостната дейсност на организацията.

Всичко, което Ви интресува по отношение на СФУК, можете да намерите на адрес: iso-mf.minfin.bg/FukvoPublic/ .

§. 2 Системата за финансово управление и контрол се издават на основание чл.6, ал. 1, т. 8 от Устройствения правилник на ИАНМСП и Закона за финансово управление и контрол .Всичко е точно и е съставено, съгласно закона, ама кой да прочете : ) .

Предварителния контрол описан в предложената система не отговаря на настоящите изисквания на ЗФУКПС! Не се подвеждайте по нея! Разгледайте указанията на МФ, методологията по изготвянето на СФУК!

www.odit.info/?s=6&i=70353&f=60 - вижте коментарите

Г-н Димитров, предлаганата система обхваща петте елемента в дадените методически указания. Е ,трябва да се пипне оттук-оттам, според организацията за която ще се прави и да се създадат следващите се правила и процедури. Прегледай внимателно текста !