Моля Ви да копирате една ДХ за офис-мениджър!

Хайде, колиги, help me!

Хайде, колеги, help me! Тук има ДХ на секретари, знам че е почти същото, но искам нещо по-различно!

Ако имате на лъжност "Офис-организатор" още по-добре!!! предварително благодаря!

стига с тези изкилифирчени мениджъри - дъра бъра това си е жива секретарка

Уважаема Нана, ето една ДХ от мен:
ДЛЪЖНОСТНА ХАРАКТЕРИСТИКА
За длъжността..................Офис мениджър....................................................................................

В дирекция.......................................................отдел(служба, цех).................................................
Клас по НКПД.........4.................... Код по НКПД...........4191 3017...........................
Офис мениджъри са лицата, които изпълняват задачи, свързани с вътрешноуправленски координационни дейности; осъществяват контрол над административните разходи; водят протоколи и кореспонденция и др.
Придобилите трета степен на професионална квалификация по професията "Офис мениджър" могат да постъпват на работа на длъжности, които съответстват на следните професии от Националната класификация на професиите: "Административни организатори", "Машинописци", "Оператори на текстопредаващи машини", "Оператори на компютри", "Секретари" и други.
ОСНОВНИ ДЛЪЖНОСТНИ ЗАДЪЛЖЕНИЯ
1. Осъществяване преглед и координация на стандартни и нови офисни процедури
2. Създаване работни приоритети, планиране работата на персонала; прехвърляне на работата към помощния офис персонал и осигуряване на стриктно спазване на всички срокове и процедури
3. Установяване на професионални контакти - вътрешни (с администрацията и специалистите на фирмата) и външни (с инженери по поддръжка на изчислителната техника, програмисти и др
4. Координиране информационния поток между отдела и ръководителя
5. Посрещане и изпращане на клиенти, даване на информация; придвижване кореспонденцията на фирмата
6. Създаване график на работния ден на служителите в офиса и поддържане пълни времеви карти (карта за отработеното време) на служителите в офиса
7. Поддържане на адресна база данни, достъпна за всички работещи в офиса
8. Обучаване на новия персонал, планиране участие в образователни курсове
9. Препоръчване за повишение или други награди
10. Извършване координация и планиране на офис услуги като настаняване, преместване, оборудване и мебелиране; доставки, формуляри, паркиране, поддръжка, чистене и охрана
11. Събиране данни и подготвяне периодични, специални и текущи справки и отчети, оперативния бюджет на офиса, осигуряване инвентарен и бюджетен контрол
12. Осъществяване телефонни комуникации и факсове
13. Поддържане и актуализиране разходите, подготвяне на месечните отчети - поддържане на списък с необходимите офис консумативи и своевременното им осигуряване (копирна хартия, тонер за всички принтери, факсове и копирна машина, напитки, кафе и др.)
14. Събиране и изплащане на наема и месечните сметки за електроенергия, топлоенергия, вода, телефони, охрана, асансьор и др. общи помещения в офиса
15. Организиране икономични командировки (подбор на хотели и поддържане на база данни с контакти от обслужващия сектор, местен транспорт и т.н.)
16. Организиране посещения на служители от централния офис на фирмата и клонове (посрещане, резервация на хотели, организация на делови срещи)
17. Поддържане работно място за посещаващите офиса служители на фирмата от централата - компютър, принтер, ксерокс и др.
18. Поддържане контакти с туроператори за закупуване на билети и други резервации, свързани с деловите посещения за обмяна на опит или за други пътувания на служителите на фирмата
ОСНОВНИ ОТГОВОРНОСТИ
Описват се основните дейности, документи, връзки с други предприятия и органи и др., за които лицето носи персонална отговорност за тяхното своевременно и качествено подготвяне, продписване, съгласуване и предаване според изискванията на закона и вътрешните правилници на предприятието.
ОРГАНИЗАЦИОННИ ВРЪЗКИ И ВЗАИМООТНОШЕНИЯ
Описват се организационните връзки и взаимоотношения с другите длъжности в предприятието – подчиненост, ръководство, задължителни служебни връзки с други звена и други подобни.
НЕОБХОДИМА ПРОФЕСИОНАЛНА КОМПЕТЕНТНОСТ
• Организация на управление и ръководство
• Координация, инструктиране, упражняване контрол и вземане на решения
• Извършване на оперативна и административна дейност
• Поддържане на контакти с партньори и клиенти на фирмата; да влияе на хората и постига резултати
• Разговорна и преводна дейност от и на чужд език
• Безопасна работа с материали, инструменти и машини
• Работа с офис техника - пишеща и копирна, съобщителна и звукозаписваща; за работа с картотеки, дневници, документи
• Работа в Интернет, електронна поща, факс
• Организация и поддържане на естетика, ред и чистота на работното място и офиса
• Организираност при работа с ненормиран работен ден, натоварване и дефицит от време
• Работа с клавиатура, Текстообработка
• Разработване на презентации
• Съставяне на протоколи от заседания
• Планиране и организация на работата в офиса

Личностни качества:
Комуникативност, мотивация за работа, мобилност, трудова и лична дисциплина, организираност, деловитост, лоялност и дискретност, инициативност, съобразителност, етичност, отговорност, работа в екип.
ИЗИСКВАНИЯ ЗА ЗАЕМАНЕ НА ДЛЪЖНОСТТА
Офис мениджъра трябва да:
• знае правилата за поддържане на безопасни условия на труд и техника;
• познава нормативните изисквания на длъжността и необходимите компетенции;
• познава офисните административни процедури;
• изпълнява административни дейности, свързани с деловодство и архиви, писмени комуникации, работа с пишеща, съобщителна и друга офис техника; отчетност и контрол; работа с компютри и Интернет;
• притежава знания и умения за планиране и отчетност, за създаване на работни приоритети;
• стриктно спазва сроковете и процедурите при изпълнение на задачите;
• разпределя работата към помощния офис персонал и осигурява помощ и контрол на същия;
• подсигурява своевременното приключване на ангажиментите на офиса;
• познава фирмената организация и длъжностните характеристики на служителите.
Офис мениджъра трябва да умее да работи и изпълнява всички видове административни офис дейности, като същевременно осигурява прецизност, ред и спазване на сроковете;
• да знае предназначението, функциите, начините на безопасна работа с офис техника, консумативи и материали, помощен инвентар;
• да анализира условията за работа и съобразно тях да извършва необходимите трудови дейности;
• да прилага усвоените знания и умения за правилно организиране на работното място;
• да прилага усвоените теоретични и практически знания, умения и опит в конкретни условия, като се отнася отговорно към всяка дейност, работи за просперитета на фирмата, зачита фирмената тайна;
• да оценява качеството на извършената работа в съответствие с нормативните изисквания и приетите критерии в дейността - точност, целесъобразност, функционалност, прецизност в изпълнението, качество и обем на работата.
УСЛОВИЯ НА ТРУД И ПРОИЗВОДСТВЕНА СРЕДА

СИСТЕМА ЗА РАБОТНАТА ЗАПЛАТА

ТРУДОВИ СТАНДАРТИ ЗА ДЛЪЖНОСТТА
Изготвил.................................................................
/фамилия,подпис/
Запознат съм с длъжностната характиристика:...................................................................
/име, фамилия,подпис/
Дата:.............................